｢資料作りの正解がわからない｣→自信のない人は知っておくべき､資料作りでプロが教える基本5選

読み手に思うように動いてもらうためには、読み手の現状把握が欠かせません。

読み手はどこまで知っていて、知らないことは何か（認識）、読み手の役割から考えてどのようなことに関心がありそうか（関心）、そして資料を読んだ後にどのような反応が返ってきそうか（反応）。これらのことを押さえておくと、資料に盛り込むべき情報や資料の方向性を決めやすくなります。

伝わるものも伝わらない悲劇

私の事故報告書を例にとると、読み手である部長からは「結局、この事故の原因は何なのか」「これは保険適用できないのではないか」といったコメントをよくもらっていました。

こういったコメントが寄せられるのは、私が読み手の認識、関心、反応を押さえられていなかったからです。

部長は、事故報告書を受け取ることで、支払いの有無が必要かどうか、つまり保険が適用できるかどうかに関心がありました。保険の適用となるかどうかは原因および損害額の範囲についての詳細な検討が必要なのですが、部長の認識および関心を押さえられておらず、二度手間三度手間になってしまったのです。

3つ目は「事実と意見を分ける」です。

資料は主に事実と意見によって構成されていますが、その区別があいまいな場合があります。

皆さんが資料を作成した際、どこまでが事実でしょうか。そしてどこからが意見でしょうか。この区別がされることで、読み手としてどういうスタンスでその情報に対峙すればよいかが明確になります。