｢資料作りの正解がわからない｣→自信のない人は知っておくべき､資料作りでプロが教える基本5選

1つ目は、「読み手第一主義」です。

資料作成において、一番大切なことは、資料の読み手を第一優先で考えることです。それができていないと、会議や稟議などの場面で資料を読んだ際、読み手は「それで何が言いたいの？」と感じてしまいます。

情報は整理され、要約されている。けれども、そこから何が言いたいのか、読み手に伝わらないと意味がありません。仮に言いたいことがわかったとしても、この後に読み手がどう行動していいのかわからない、というのも問題です。

読み手がこのように感じる原因の多くは、その資料が読み手のことを考えていないからです。読み手を中心に考えるとは、資料を読む人は、誰かを把握し、その人に対して、読んだ後にどういった行動をしてほしいのかを想像することです。

資料を読んだ後に、理解してほしいことは何か、何をしてほしいのか、例えば、承認をしてほしいのか、アドバイスをしてほしいのか、資料を読み終わった後にどんな状態が読み手に作られるといいのか、しっかりと考えましょう。

新卒での苦い経験があった

こうした理由には私の新卒業務での苦い思い出があります。かつて新卒で入ったのは保険会社で主な業務は保険金の支払いでした。

例えば大きな事故があれば現場に赴き、調査を行い、事故報告書を作成します。その報告書を読んだ先輩や上司からたびたび指摘されたのが、「つまり何が言いたいの？」でした。

当時の私としては、現場で得た情報をまとめて報告をしたつもりでした。しかし、今振り返ると、自分視点で書いた情報は単なるまとめになっており、報告書を読む相手が知りたい情報が埋もれているような状態だったのです。

加えて、事故報告書によって、「誰がどんなアクションをするべきか」も書かれていませんでした。

もし読み手を中心に考えていれば、「上司が本社に報告するという行動を起こす」とか、「営業と連携をする必要がある」といった行動面まで織り込んでいたはずです。

2つ目は、「読み手の認識・関心・反応を押さえる」ことです。