どんな同僚ともうまくいく人が使う｢3つの質問｣ トヨタのデキる上司はシンプルに考えている

「現状」「課題」「対策」「要因解析」「背景」「今後に向けて」「スケジュール」「発注先の決定方法」「予算規模」、等々。

各資料の項目名だけを見ると表現はバラバラなのですが、これらをさまざまな切り口で分類できないかと考え抜いた結果、次の3つでグルーピングした時が最も現実的に機能しそうだということがわかったのです。

端的に言語化すれば、人は誰しも「What？」「Why？」「How？」の3種類の疑問を抱き、これらが解消すると「わかった」という納得感が生じる。

だからこそ、どの「紙1枚」資料も、煎じ詰めればこの3つを最小単位にして構成されているし、そうであるならば、いついかなる目的でどんな資料を作る際にも、何項目もテーマを設定するのではなく、この3部構成1パターンで作成していけばいいのではないか。

相互理解に至る「共通言語」の本質

その後、実際に「What？」「Why？」「How？」という「3」を軸にした資料で報連相やプレゼンを実践したところ、「いつも説明がわかりやすいね、ありがとう」と言われるようなコミュニケーションスタイルを確立することができました。

詳しくは、2017年に上梓した拙著『「いまの説明、わかりやすいね！」と言われるコツ』（サンマーク出版）にまとめていますが、本書の文脈で強調しておきたいことは、このまとめ方・伝え方であれば、どんなタイプの人にも有効だという点です。

まさに、タイプ間の垣根を超え、相互理解に至れる「共通言語」の本質。それが、「What？」「Why？」「How？」という3つの疑問を解消しながら行っていくコミュニケーションなのです。