時間のムダ!上司に出す「日報」の致命的な欠点

社員の「やる気」を引き出せないのが問題だ

上司に向けて「ごめんなさい」と取りつくろった反省の言葉だけ述べても、何の成長にもつながりませんし、はっきり言って書くほうも読むほうもお互い時間のムダです。成長のための新たな行動(行動変容)へつなげていくには、「自分の行動を深く振り返ること」こそが重要。そうして「本当の課題」を見つけることに生かせてこそ、週報は価値あるものになるのです。

行動を深く振り返り、経験から学ぶためには、Aさんは、例えば次のような自問を行う必要があるでしょう。

「アポ電話をかけられなかった理由はどこにあるのか? 忙しかったことだけが理由なのか?」
「毎月20件の商談という目標達成のために、毎週5件のアポ電話で十分なのか? ほかにもやるべきことはないのか?」
「そもそも、このアポ作業は自分のやるべきことなのか? 外注化すべきでないのか?」

Aさんが週報を書くとき、こうした「本当の課題」を考えた形跡はありません。そのため、Aさん自身が目標達成に対してどう捉え、どう考えているかがわからない状態です。

ダラダラと惰性で行ってしまう

日報・週報の落とし穴は、ここにもあります。つまり、仮に目標達成のための行動が効果的でない場合でも、それを本人が認識しないまま、最初に決めた行動計画をダラダラと惰性で行ってしまうことがあるのです。

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ただでさえ変化が激しい時代にこのようなやり方をしていると、目標にたどり着かないばかりか、「やらされ感」が出てきてしまいます。また、頑張っているつもりなのに成果が出ないので、「他人や環境が悪い」と他責の気持ちになってしまいがちです。

このように、ほとんどの会社で使われている「管理のための日報や週報」は、使う人の「やる気」を減退させてしまいます。こうした管理目的の日報・週報を改良して、「自分の経験を深く振り返ることができ、前向きになれるもの」に転換させていく必要があるのです。

スペースの関係で詳細は割愛しますが、私がこれまで1万5000人ほどの行動変容のデータを分析した結果、例えば週報の場合、「詳細な事実」「原因の分析」「本音の感情」「次なる行動」という4つの要素を入れて、300~450文字程度の文章にすることで、経験をより深く振り返ることができるようになります。

日報・週報を全否定するつもりはありませんが、せっかく貴重な時間を使って書くのであれば、より主体性の確立や成長につながるほうがいいのは間違いないでしょう。

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