それでも上司をCCに入れておくべき本質的理由 「報告書」を作るのはとんでもないロス

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テキストコミュニケーションと対面のコミュニケーションを上手に使い分けることも、仕事の効率化において重要なことです(写真:Urupong/iStock)
インターネットの普及によってコミュニケーションの形態や効率性が急速に変化し、それに伴って生じる課題も複雑化しています。とくに、世代がだいぶ異なる上司や部下とのやり取りには難しさを感じる人は多いのではないでしょうか。
そんな中でコミュニケーションにおける‟手抜き術”を教えてくれるのが、須田仁之氏。「捨てる」「手を抜く」「考えない」をモットーとする氏が考える、‟最良のコミュニケーション術“とは?

上長や社長をCCに入れて情報共有する

仕事で最も困ることの1つが「コミュニケーションロス」です。

上司や関係者が同じ情報を把握していれば事前に解決できたのに、自分や相手先の現場が上司と共有していなかったり、勝手な判断や勘違いをしたために、「言った/言わない」の争いが発生する、間に人が入って伝言ゲームになる……というトラブルが起こることが多々あります。

こうしたコミュニケーションロスを回避するための有効な手段は、原則はテキストでのやり取りをすること。やり取りする相手が重要であればあるほど、上長や社長を「CC(あるいはグループ)」に入れて自動的に共有してしまうことです。

また、「情報共有されてないかもな」と感じたら、やり取りの途中からCCに上司を入れるのもトラブルを未然に防ぐ手です(先方の心証もあるので、空気を読んだうえでやるべきですが)。

僕の若い頃は、上司から「CCにオレを入れるなよ、雑音なんだよ」と言われたりもしましたが、へこたれてはいけません。

そもそもこれは、手抜きというよりも、よりスピーディーで正確な、最良の方法だからです。

人は、なかなか相手の言っていることを正確に把握できず、自分なりの考えで自分なりに解釈したり、言い訳めいたものが入ったりしてしまうものです。

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