次は収束ですが、同じ会議内で時間を分けるよりもいったん時間をあけてアイデアを寝かせることも効果的です。翌日や翌週まで時間をあけることで、冷静な見方ができたり、必要な情報を集めたりできるので、アイデアがふるいにかけられ、不確かな推測に基づいて議論して決めるよりも効率的です。
会議の数を減らすには？
次は会議の数を減らすやり方です。
・同じ部門や担当からの出席者を1人にしぼる
次は参加者の人数制限です。特に意思決定をする会議は10人を超えると効果的な議論ができません。
ある企業2社の統合プロジェクトに入っていた際に会議をする際に、両者の参加者数の違いに驚いたことがあります。1社は参加者は担当者1人のみ、もう1社は5人もいたのです。これは企業規模の違いや権限委譲されているかどうかによるものではありません。関連ありそうな人を“とりあえず”呼ぶという企業文化でした。参加者が多数の企業は日中はほとんど会議のため、残業も多く、会議が多い割には、物事が決まるスピードが遅かったのです。
同じ部門や同じ担当としては1人だけ参加することにしてみましょう。部門代表として1人で参加することで当事者意識も高まります。
出席していながら、実は参加していない人が減り、個人が参加しなくてはならない会議数が減ります。会議中にいろいろなテーマがある場合でも、最初から最後まで関係者全員を拘束するのではなく、自分のテーマの時間だけ来てもらうほうがよいでしょう。
・緊急会議でやたら集まるのをやめる
問題が起きて、緊急招集がかかる……これもよく見られる光景です。予定されていない緊急会議は多くの調整コストや仕事を中断するスイッチングコストもかかり、個人の仕事の段取りを崩す要因です。
緊急会議を減らすには、リスクマネジメントが必要です。リスクが顕在化してから慌てて対応のために人を集めるのではなく、できるだけ初期の段階で「どんなことが起こりそうか？」というリスクを関係者で洗い出して、対応方針を決めておきましょう。実際にリスクが顕在化したら、決めておいた対応計画にしたがって動けば、とりあえず関係者を緊急招集することも減ります。
「事件は会議室で起きてるんじゃない。現場で起きているんだ！」という映画の決め台詞がありましたが、今こそ会議時短をして現場で本来の仕事をする時間に集中することが生産性向上につながるのではないでしょうか。
