｢会議が仕事｣の日本人的生活を変える方法 冒頭5分｢資料を黙読｣するだけでも効果的

口頭での説明時間をなくしたほうが良い理由は2つあります。1つは、説明を聞くよりも黙読のほうが速度が速いこと、もう1つは大抵の人は説明が得意ではなく長くなりがちだからです。

ある経営者の方は説明専用のスタッフを置いており、専任スタッフがあらかじめ資料を読み込んだり、担当者から説明を受けてから説明させることで理解する時間を短縮し会議の時間を短くしているそうです。ここまで極端なことはできないでしょうが、情報共有の効率化として考えると一考の価値があります。

会議タイプ別に時短を考える

次に会議タイプ別に時短を考えてみましょう。

①定例の報告会議

やったことを延々と述べる活動記録の読み上げや成果自慢大会になっていることも多いのではないでしょうか。これが続くと本質的な議論ができず、会議が形骸化していきます。

私が数十名の部門のマネージャーをしていた際には、報告資料のフォーマットを統一し、会議日の前日までに共有データベース上に提出してもらっていました。報告資料はテーマや活動ごとに赤・黄・緑と信号カラーで状況を示してもらい、黄と赤のみ問題と解決策候補を説明してもらうことにして、会議時間を半分で済むようにしました。

とはいえ、通常以上の成果があった場合には全員で共有したいので、報告の最後に「今週のハイライト」という欄を設け、各自に1行だけ記載してもらい、お互いを称え合うようにしました。このようにメリハリを持たせることで活動記録の読み上げ時間を減らすことができます。

②意思決定をするための会議

意思決定をしてもらう会議では複数案を準備することで効率化できます。初めから「どうしよう？」と大勢でゼロから考えるよりも対象が複数案あったほうが比較検討が進みます。

1つの案だけが出てくると、その粗探しが始まることも少なくありません。複数案でてくると、粗探しではなく、どれを選ぶかということに意識が変わります。 意思決定ができないのはほかにもっといいやり方があるのでは？と考えてしまい、決めきれないことが原因です。必ずしも1つの案に決まらないかもしれませんが、複数案を出すことでそれぞれの良しあしが比較しやすく、検討の時間が短くなります。

③アイデア出し会議

新規企画など参加者のアイデアを出すための会議。その場合、案を出す「発散」の時間と、どうするかを決める「収束」の時間を分けると効率的です。

まず発散。いきなり「何かアイデアを出してください」と言ってもシーンとしてしまったり、特定の人に発言が偏りがちです。そうならないためには、事前にアイデアを3つ考えてきてもらったり、会議の場で各自が付箋などにいくつか書き出すとよいでしょう。こうすることで、パワーがある人の案に忖度しにくくなりますし、発言が苦手な人のアイデアもしっかりと引き出すことができます。

その際には「30分で50個の案を出す」など時間と数を決めましょう。発散の時間は案の良しあしやできるかどうかなど実現可能性は考えずに、まずはたくさん出すことに集中することで時間が短縮されます。