森川亮「会議を10分で終わらせるのは簡単だ」

ムダな会議に時間を強奪されない具体的方法

会議の目的はアウトプットであることはすでに書いたとおり。ですからアウトプットから逆算すればそもそも会議を設けなくていいケースもあります。

情報共有だけだったらメールで済ますとか、親睦を深めたいならチームディナーに行くとか、目的によって手段が変わるのは当然のことなのです。会議という手段にこだわる必要はありません。

たとえば当社では定例会議の数は限られています。条件としては大きな意思決定をしなくてはいけないケースで、動画のコンテンツの編成を決める会議や、投資などの意思決定をする会議、会社の方向性を決める会議など、経営レベルに近い話が主体になります。

現場レベルについての課題は会議まで持ち越すのではなく、課題が発生した時点でその場でコミュニケーションを取り合い、解決してもらうように部下には奨励しています。私もLINEで現場の担当者たちにかなりの頻度で進捗確認をして課題の早期発見に努めるようにしているので、ありがちな「形骸化した定例会議」のようなものはありません。

会社によっては、「進捗を聞く」だけの会議もありますが、それこそクラウドで共有すれば集まる必要はありません。もちろん臨時で会議を開く場合もありますが、そのときは先にお話ししたことを心がけて手短かに終わらせるように心がけています。

いかにあなたの会社の「会議」を変えればいいか

あなたの会社の中でこれを推し進めようとする場合、現実的な話をすれば、会議の権限者がダラダラと議論をするのが好きなタイプだとなかなか言い出しづらいところがあるでしょう。「俺の話が聞きたくないのか!」と感情的になる人もいます。

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でも、自分が会議をリードできる立場にあるなら、積極的に10分単位の会議を取り入れるなど、いかに会議の総量を減らせるかを意識するといいでしょう。普段から会議が多い人は、それだけで1日数時間分の時間が浮くはずです。外部の方との打ち合わせもこんな感じで時間を短くできると思います。

なお、逆パターンとしては、あまり会議を早く終わらせると、結論は出たのに消化しきれない人がいたり、「よくわからないけど腹落ちしない」という人も出てきます。それだと会議自体は短くなっても、その後のオペレーションで滞りが出ることもあるので、面倒でもあえて「会議をした感」を出さないといけないケースもあります(合理的なメンバーだけで仕事をしていればこうしたことは起きませんが)。

そんな方がいそうな場合は、会議でその人の話に耳を傾けておくとか、少し留意してみるとよいと思います。

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