森川亮｢会議を10分で終わらせるのは簡単だ｣ ムダな会議に時間を強奪されない具体的方法

・アウトプットを事前に参加者に共有する

会議に臨む段階で、メンバーにその会議で何をしなくてはいけないかというゴールが共有できていないと、参加者の思考をフォーカスさせることができません。メールなどで事前に伝える必要はあるでしょう。

選択肢を送っておく

・何かを決めるときは、先に選択肢を送っておく

ここはかなり重要なポイントで、自由な議論をしながら何かを決めようと思うと時間がかかります。メニューがないレストランと、メニューが3つしかないレストランでは後者のほうが決断が速いのと同じです。

選択肢を3つないし5つに絞って、それに対して多数決で決める仕組みをとると、早く決まります。選択肢自体を主催者である私があらかじめ用意して、メールで伝達しておけば、その場では多数決と少しの話し合いで済みます。

主催者が自分ではなく、自分が会議で提案する場合も、あえて選択肢という形で提案します。結論を1つにするのではなく、強気だったらこう、弱気だったらこうといった具合に最低3パターンの結論を用意していきます。するとその中から決められやすいのです。

そのとき、もし「この案でいきたい」ということがあるなら、その案を「真ん中」にして、ほかは極端にしておくこと。すると、「やっぱりこれだよね」という感じで決まります。そのとき4つ挙げてはだめです。真ん中の2つで迷うことになり、思うように進行できなくなります。

・アイデアはその場で考えず事前に考えてきてもらう

その場でアイデア出しをしてもらう会議の場合は、事前に考えてきてもらいます。宿題を先に出しておけば、参加者が電車に乗っているときやごはんを食べているときでも思考という資源をその会議に向けられるわけですから、絶対に効果的です。そして、アイデアの発散が終わった段階で、できるだけ早く話を整理して選択肢という形にして決めてもらいます。

仕事の経験が浅い若手が交じる会議の場合は、ポストイットに書いてもらい、それをホワイトボードに貼って、そこから選ぶようなやり方をするケースが多いです。こうすると、みんなの意見を1度に集約できますし、他の人の意見に流されることもなくなります。