相談というと、何か事が起きてからするものと思われがちですが、上司の立場の人には「わかってないなら先に相談してくれればよかったのに……」と思っている方が多いものです。相談もなく、自分の期待とずれたものが出てくると「こいつ大丈夫か？ やっぱりわかってないんだな」と信頼残高は急降下。根掘り葉掘り確認したくなってしまうわけです。しっかりと仕事のイメージがつかめるまでしつこいくらい頻度を上げて相談したほうがよいでしょう。
とはいえ、「怖くて声がかけられない」「忙しいのにそんなに時間をもらうのは……」と思われるかもしれませんね。しかし、怖い相手、距離を置きたい相手こそ、コミュニケーションの頻度を高めるべき相手なのです。声がかけられないから相談できない→報告したら信頼されていないのでやり直しになる→ますます苦手意識が高まり距離を置く……という悪循環に陥ってしまいます。それよりも、相談の頻度を上げていったほうがいい結果につながるはずです。
クッション言葉で拒絶されないようにする
話しかけると「忙しいから後にして」などと言われてしまうこともありますね。そういうときに大事なのは最初の一言。
「1分お時間ください」「一点だけ確認させてください」「少しだけお耳に入れたいことがあるのですが」など相手の時間を貴重だと思っているということを伝えるのです。そうすれば、相談タイムは確保しやすくなります。「1分だけ」と言われると相手も断りにくいものです。
そのうえで、「クッション言葉」を添えて質問します。クッション言葉とは、言いたいことの前につけて衝撃をやわらげる緩衝材のようなものです。たとえば、いきなり「○○って何ですか？」と質問すると唐突感がありますが、「しっかりと理解したいので教えてください。○○って何ですか？」と質問の前に入れることで相手が受け入れられやすくなります。
「お急ぎのところ申し訳ないのですが」
「お時間が許せば」
「差し支えなければ」
「お手を煩わせることになってしまいますが」
「ご都合が許せば」
「すでにご存じかもしれませんが」
「何度もお時間いただいて心苦しいのですが」
「理解不足でご面倒をおかけしますが」
「手違いかもしれないのですが」
「私の理解が正しいか確認させてください」
「〇〇さんのご意向がきちんと反映できているか見ていただけますか？」
相談した後は、感謝の言葉も忘れずに。感謝の言葉も相手の自己重要感を高め、次回も協力したいと思ってもらいやすくなります。以下のようなものです。
「やはり○○さんに事前に見てもらえると安心です」
「もし何かお気づきの点があったらいつでも指摘してください」
「また相談にうかがってもよろしいですか？」
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