「メールのトラブル」を減らす書き方のコツ

必要な情報をあらかじめ盛り込んでいますか

仕事全体のスピードアップにもつながります(写真:tomos / PIXTA)
「ビジネスメール」は、新社会人の大きな悩みの種。学生時代、友達にLINEを送るのとは勝手が違い、上司や取引先にメールを書くとき、「正しく伝わるか」「相手を不快にさせないか」と不安を抱く人も多いはず。
実際、役職者たちを対象にした調査では、「仕事でメールを受け取って、不快に感じた」人が4割以上という結果が出ています。中でも仕事に影響が大きいのが、「必要な情報が足りない」メール。『イラッとされないビジネスメール 正解 不正解』の監修者、平野友朗氏が「必要な情報が足りない」メールの改善点を説きます。

 

メールは基本的に、相手に依頼をして、受け入れてもらうために書くものです。そこで大事なのが「必要な情報をそろえる」こと。相手がなんらかの判断をして、行動するために欠かせない情報を書きそえる必要があります。

しかし、実際には「情報不足」なメールが少なくありません。

私が代表を務める一般社団法人日本ビジネスメール協会は、2007年から「ビジネスメール実態調査」を実施しています。そして、2016年の同調査では、全回答者3088人の中から、約1000社の役職者をピックアップし、データを再集計しました。

すると、「過去1年間に仕事でメールを受け取り、不快に感じたこと」として、「必要な情報が足りない」と答えた役職者が28%いました。

上司や取引先に動いてほしいと思っても、こちらのメールの書き方次第では業務が進まないという事態が起こりうるのです。「必要な情報が足りない」メールの特徴と対策について見ていきましょう。

「追加の質問」が不要なメールを目指す

メールでやりとりする際に、必要な情報が書かれていないとやはりイラッとするものです。

たとえば「書類を郵送してほしい」と依頼しておきながら、相手の住所が書かれていないと、ホームページや名刺を調べるなど余計な手間がかかります。それでもわからなければ、メールで住所を尋ねるなど、やりとりの数自体が増えてしまいます。

これらは、メールの書き手のちょっとした気づかいで、省けるものです。

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