｢メールのトラブル｣を減らす書き方のコツ 必要な情報をあらかじめ盛り込んでいますか

また、署名スペースを使って、ちょっとした自社PRをすることもできます。署名の上下どちらかで、「新商品の発売情報」や「新規入会キャンペーンの案内」などのお知らせをするのです。

ただし、PRのしすぎは読み手をイラッとさせてしまいかねないので、署名と合わせて10行以内、多くても15行以内に収まるようにしましょう。

「相手にとって本当に便利な情報」を見極めて、署名に盛り込んでみてください。

この情報で相手の「勘違い」を防げる

メールのやりとりの中で「ちょっとした勘違い」が生まれることがよくあります。

たとえば、社外の人と打ち合わせの日程を調整していて、相手に間違って日付が伝わっていたということがありませんか？ こちらが正しい情報を書いていても、相手が別の日と早合点したり、手帳やカレンダーに転記する際に間違えてしまったり。それでも、書き手が情報の出し方を工夫することで、勘違いを防ぐことが可能です。

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相手に日程を伝える場合、必ず「日付」と「曜日」をセットで書くといいでしょう。

仮に、「7月2日」と「7月20日」だったら見間違いも起きやすいでしょうが、「7月2日（日）」と「7月20日（木）」でしたら、曜日を確認するため、勘違いがぐんと減ります。単純なことですが、これも「必要な情報」の1つといえます。

ほかにも、勘違いが起きやすい場面はあります。たとえば会社の拠点が2カ所あり、訪問先を間違えるようなケース。もし、「A館とB館があり、B館が目立たない位置にある」ときは、次のような情報を盛り込んでみてください。

また「氏名の読みや漢字が一般的なものと違う」などで誤解を生みやすいケースは、次のように情報を補完してみてください。

必要な情報がそろったメールは、やりとりの回数と勘違いを劇的に減らします。仕事全体のスピードアップにもつながりますので、面倒くさがらず、相手が必要な情報を洗い出してみるといいでしょう。