｢メールのトラブル｣を減らす書き方のコツ 必要な情報をあらかじめ盛り込んでいますか

メールを書く前にそのメールの「目的」を明確にし、情報整理を徹底すれば、「相手が必要な情報」は洗い出せます。

「書類の郵送を依頼するなら、自社の住所が必要だな」

「面会をお願いするなら、候補の時間と場所も書いておこう」

というように準備をすれば、読み手が「追加の質問」をしなくてもすむメールになるはずです。

メールの「署名」は相手のためにつける

基本的なことですが、ここでメールの「署名」についてご説明します。

メールの最後には、必ず署名をつけるのが相手へのマナーです。また、署名に記載している情報が、「相手が必要な情報」である場合が少なくありません。

署名をつけなくても、名刺交換している人ならば、「すでに名刺を渡している」と考えるかもしれません。しかし、メールの受信者が必ずメールで返事をするわけではありません。電話で折り返すこともありますし、先ほどのように、書類を郵送するケースもあるでしょう。

このような場合、メールに署名がついていれば、「名刺ホルダーから名刺を探す」「インターネットで会社の住所を検索する」といった相手の手間を減らすことができるのです。

では、署名には、どれくらいの情報を記載すればいいのでしょうか？

これは、名刺と同程度の情報を盛り込む必要があります。具体的には、次の情報です。

これらに加えて、会社のFacebookやTwitterなどSNSのURL、会社から支給されている携帯電話の番号を載せるケースもあります。

メーカーやネットサービス会社などでは、お客様のお問合わせ用ダイヤルやメールアドレス、よくある質問がまとまったURL等をあわせて記載してもいいでしょう。