新鮮!仕事ができる人のノートを覗いてみた コクヨ社員が実践するちょっとしたコツ

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スゴ技5:打合せのメモを赤枠で囲んでタスク化する

打合せのときにとったメモが、「ToDoリスト」にまでなれば、仕事のスピードもアップすることでしょう。

あるコクヨ社員は、やるべきことに優先順位をつけて、その場でマーカーや印などを使って、わかりやすくしています。

ピンクは「優先順位・高/すぐやる!」、イエローは「優先順位・中/早めにやる!」といった具合です。そうすると、「打合せで決まったことが、そのままやらずに放置されていた」などの事態を防げます。

また、別のコクヨ社員は、打合せ中や会議の中で自分がやるべきことが発生した場合は、忘れないように、ノートの該当箇所を赤色の枠で囲んでいるそうです。

たとえば、「○○さんに回答する」というような具体的なアクションではなく、「□□する方向である」といった漠然とした記述であっても、それが自分もかかわっていかなくてはいけないことであれば、赤で囲んでタスク化してしまいます。

赤で囲んだ後は、そのタスクの納期によっては、付箋に書き写し、目立つところに貼って忘れないようにします。

本人曰(いわ)く、ノートパソコンのタッチパッドの左側あたりが、そうした期限を示す付箋メモの定位置には最適だということです。

聞き忘れ防止にも

スゴ技6:ノートを真ん中で分割して、 左と右に役割をもたせる

打合せでメモを取るとき、ノートの真ん中に区切り線を引いて、左右を分割して書く、という使い方をする社員もいます。

1つの案件を1ページに収めれば、一覧性をキープできます。ノートの区切り線の左側に事前インプット、右側にヒアリング内容を記入するといった使い方も便利です。

「左にインプット、右にヒアリング」と決めておけば、質問や確認すべきことを聞き忘れることもありません。

客先を訪問したときに、よそのお客様の情報が人目に触れないように、ページ割りにも気をつけるといいでしょう。

また、打合せの後には、まとめのページをつくるのもおすすめです。中央の区切り線の左側にまとめメモ、右側にToDo事項を書き出すようにしておくと、課題やこれからすべきことなども明確になります。

以上、コクヨ社員が実践する6つのノートの使い方をご紹介しました。ぜひ参考にしてみてください。

コクヨ ノートの使い方研究班

コクヨは1905年創業。文具、事務用品を製造・販売するステーショナリー関連事業と、オフィス家具、公共家具の製造・販売、オフィス空間構築などを行うファニチャー関連事業、オフィス用品の通販とインテリア・生活雑貨の販売を行う通販・小売関連事業から成る。代表商品でもある「キャンパスノート」は発売から40年以上の歴史があり、売り上げは日本一。

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