仕事のチャットをLINE的に使ってはいけない 手軽だか｢マナー知らず｣と思われるリスクも

ビジネスチャットの長所は、メンバーと情報共有がしやすいことはすでに述べたが、その長所が短所に変わることがある。「共有意識が強すぎると、一部のメンバーにしか必要でない情報まで、大量にチャットに載ることになる」（平野氏）。すると、どこに必要な情報があるかわからないので、結局、全部読むことになる。「すべての情報を共有しないと怒られると思って共有するのかもしれませんが、ムダな作業が増えるだけ。上司も『プロセスはいいから、結論だけ教えてくれ』と思っているものです。共有すべきことだけを載せることを意識しましょう」。

相手に即レスを求めてはいけない

最後に、チャットとの向き合い方についても触れておきたい。チャットを導入したときにありがちなのは、投稿のたびに送られてくる通知メッセージに、その都度対応してしまうこと。これによって、今まで行っていた作業が中断されることで、集中力が下がり、業務効率が著しく下がることがある。「業務効率を高めるために導入したチャットで、効率が下がったら本末転倒です。社内のチャットで常時接続していると、即時対応が求められるかもしれませんが、そうでなければ、チェックする時間を1時間に1回などと決めましょう」（平野氏）。

逆に、相手に即レス（すぐに返事を出すこと）を求めるのも考えたい。チャットとはいえ、常時接続しているとは限らないし、読むことができても、会議や打ち合わせなどで返信ができない人もいる。緊急の用事ですぐに回答を求めるなら、電話など別の連絡手段で確認するのがよいだろう。

以上のことを意識して、ビジネスチャットのメリットを十分に享受してほしい。

著者フォローすると、杉山 直隆さんの最新記事をメールでお知らせします。