アポの日程調整で失敗しない｢5つの鉄則｣ 新入社員に伝えたい｢バッティング｣防止術

アポの変更をお願いする場合、いちいち理由を説明する必要はないと言う人は少なくありません。しかし、元大手銀行の役員秘書で、現在はコンサルタントとして東京・上海を行き来するE&Cブリッジズ代表の秋岡榮子さんは、「長期的につきあうのであれば、ある程度、正直ベースでいかないと信頼関係は築けない」と言います。ただし、「A社と外せない約束が入ってしまったので、スケジュールを変更していただきたい」というような、あからさまにD社よりA社を優先させたという言い方はNG。相手のメンツを潰すからです。

アポの変更をお願いする場合は、相手のアポと比較できないことを理由にするのが鉄則です。新人の場合は、「役員に呼ばれるかもしれないので、この日は空けておくように言われました」「上司から大事な会議があるから出席するように言われた」といった具合に、自分ではどうすることもできないことを理由にするのがいいでしょう。

ルーティン用の時間が予備日になる

アポイントの変更をお願いするのであれば、新しい候補日にはある程度余裕を持たせたいものです。たとえば「金曜日終日」「来週の午前中」といった具合です。

しかし、社内でも社外でも、人の都合に合わせて漫然とアポをとっていれば、スケジュールは虫喰い状態のようになります。スケジュール変更を頼もうと思っても、自分が空いている時間は「水曜の午後3時から1時間」「金曜の午後1時半から30分」といった細切れ時間ばかり。そんな時間を提案すれば、自分の都合ばかりを押し出しているように見えるでしょう。とくに新人の場合はそう思われる可能性が大です。

そこで、あらかじめ予備日を用意しておくとよいでしょう。予備日は基本的にはアポを入れず、ルーティンの作業時間などにあてることが目的です。ルーティンの時間を確保することで、業務効率をあげることが狙いですが、アポの変更などがあれば、そこにいれられる余裕の時間として使えるわけです。

「幅広く候補日を設定しているのに、自分は人よりもアポイントがとれるまでに時間がかかるような気がする」という話を聞きます。アポを受ける側からどう見えるのでしょうか。