アポの日程調整で失敗しない「5つの鉄則」

新入社員に伝えたい「バッティング」防止術

2.優先順位のグループ分けをせよ

オーソドックスなやり方は、優先順位の上から順にアポの申し込みをしつつ、各社から候補日を2~3ずつ出してもらって、重ならないように調整するといったやり方でしょう。第1優先グループ(A社、B社)と第2優先グループ(C社、D社、E社)に分けるというやり方もポピュラーです。

大手商社に勤務する町田智治(仮名)さんは、アポの希望日を、前半の3日を第1優先グループに、後半2日を第2優先グループに割り当てています。第1優先グループに対しては、「この3日間で都合がいい時間」という頼み方をし、第2優先グループの会社については、「木曜日の3時か4時はC社」「金曜日の朝いちはD社」といったある程度日程をしぼった頼み方をしています。事前に自分で仮のスケジュールをつくり、それに沿って日時の提示をしているそうです。いずれにせよ1週間を2つのパートに分けることで、アポがバッティングするリスクを減らせます。

一方、大手メーカーの佐藤雅恵(仮名)さんは、第1優先グループに対しては、どうしても会いたい旨を熱意で伝え、日程がすぐ確定しないのであれば、せめてNGの日を教えてほしいと頼むそうです。NGの日がわかったら、そこに第2グループのアポをいれていくという作戦です。もちろん、その間に第1グループのアポが決まれば、第2グループの候補日の幅は広げます。

まずは、バッティングを避けるための自分なりのルールを決めておくことが大切です。

ウソでもいいから別な理由を作る

3.日程変更を頼む時は相手のメンツをたてよ

周到に準備したつもりでも、アポのバッティングが避けられない時があります。たとえば、第1優先グループのA社の担当者に「急な出張が入ってしまった」「事故が発生した」といった緊急事態が起き、リスケ(日程の再調整)の提示がちょうどC社やD社のアポの時間といった偶然は少なくありません。A社の担当者にどうしても会いたい場合、D社のスケジュールを変更してもらうしかありません。こうした時は、どうすればいいのでしょうか。

「かっこ悪いけど、『ごめんなさい。この日はすでにアポが入っていたのを忘れていました』と謝ります」と話すのは、広告代理店の森下順(仮名)さん。いうまでもなく、アポイントで優先すべきはアポを申し込んだ順序。マナーとして後から決まったA社をD社より優先させるのは許されません。そこで、「実は、D社より先にアポをとっていた会社があった」というカタチにして、そちらを優先させるわけです。

逆に生命保険会社の高橋誠(仮名)さんは、具体的な理由は言う必要もないというのが持論。都合がつかなくなったことを丁重に謝った上で「スケジュール変更は可能ですか?」とお願いするそうです。

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