アポの日程調整で失敗しない「5つの鉄則」

新入社員に伝えたい「バッティング」防止術

アポイントの日程調整には技が必要なときも(写真:xiangtao/PIXTA)

「アポイントがとれた。一安心」。そう思ったのも束の間。「よりによってA社とB社が同じ日時を指定してきた!」「こちらからお願いしたアポだけど日時を変更する必要が出てきた」――。仕事に慣れ、アポイントの数が増えれば、こうした問題に見舞われるケースが増えてきます。こんな時は、再度の日程調整が必要になるわけですが、せっかく決まった予定を変えてほしいとはなかなか言いづらいものです。そこで、バッティングしないアポ取り、相手に失礼にならない日程調整のコツを伝授します。

順番にアポを取ると時間がかかる

1.日程調整のベース「優先順位」をつけよ

当然のことながら、誰もがアポのバッティングは避けたいと思っています。日程の再調整は時間もかかるし、精神的にも疲れるからです。

バッティングを避けるためにやっておきたいのは、アポをとりたい相手に優先順位をつけることです。「取引額が多い順」「新規取引をしたい順」「取引の可能性が高い順」「緊急度が高い順」「アポが取りにくい順」など状況によって違いますが、優先順位をつけることで、具体的にアポ取りの作戦をたてられるようになります。

1週間に5社のアポを取りたいケースを考えて見ましょう。まず、1番手の「A社」から順に2番手「B社」、3番手「C社」……と、第5番手「E社」まで順位をつけます。

確実にA社のアポを取りたいので、「今のところ、来週1週間はいつでも大丈夫です。御社に合わせます」とお願いする――。A社が即答してくれるなら、このやり方でOKです。A社が決まったらB社、B社が決まったらC社と順々にアポをとれば重ならないからです。

しかし現実的に考えると、このやり方は必ずしも上手なやり方とはいえません。たとえばA社の返事が遅れれば、すべてのアポのタイミングが遅れてしまうからです。ある程度、同時にアポ取りにとりかからなければ仕事になりません。それでは、いったいどうやってアポを取ればいいのでしょうか。

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