アポの日程調整で失敗しない「5つの鉄則」

新入社員に伝えたい「バッティング」防止術

「本人が対応するケースと秘書や広報など本人以外が対応するケースでは若干違うとは思いますが、幅広く日程を設定すると後回しにされることが多いのではないかと思います」(前出の秋岡さん)。

というのは、今月中にお願いしますとか、来週のどこかでといった具合に、具体的な希望日時が書いていないと暇な人だと見られて、決定が後回しにされるケースが多くなります。アポが集中する忙しい人の場合、その秘書は、ある程度ピンポイントの日時で面会を申し込んでくる人からスケジュールに組み込んでいくといいます。

また秘書にとっては、具体的に「この日のこの時間」と指定された方が、上司のスケジュールと簡単に照らし合わせることができます。それに対して「1週間空いている」と言われると、どこに設定するのかを自分で考えなければなりません。それが面倒で後回しにされるということもあります。全面的にスケジュールを合わせようと相手に気遣ったつもりが裏目に出ることもあるわけです。いずれにしても、ちょっと忙しそうな演出をした方がよい時もありそうです。

メールだけでなく、電話での確認も

アポ取りの時にもうひとつ注意したいのはメールの送りっぱなしです。メールだけでのアポの申し込みは、時には一方的に都合を押し付けているようにも見えるので、放っておかれることが少なくありません。また他のメールに紛れて忘れ去られる危険もあります。ですから、少なくとも第1優先のグループには、メールを送った後、必ず電話も入れるべきでしょう。

忘れてはいけないのは、優先順位をつけているのは自分だけではないということです。相手もアポを受ける優先順位をつけています。確実にアポをとっていくためには、「相手が会いたい」と思ってくれるほど自分の順位を上げる努力をしていくことが必要なのです。

キャリア・教育の人気記事
トピックボードAD
関連記事
  • グローバルアイ
  • 新型コロナ、長期戦の混沌
  • 賃金・生涯給料ランキング
  • 世相をリアルに映し出す 流転タクシー
トレンドライブラリーAD
人気の動画
イオン「フジ実質買収」で岡田会長が語った未来図
イオン「フジ実質買収」で岡田会長が語った未来図
採用担当者が嘆く「印象の悪い就活生」の共通点
採用担当者が嘆く「印象の悪い就活生」の共通点
ヤマト独走に待った!佐川・日本郵便連合の勝算
ヤマト独走に待った!佐川・日本郵便連合の勝算
ヤマダ、社長離脱でにわかに再燃する「後継問題」
ヤマダ、社長離脱でにわかに再燃する「後継問題」
アクセスランキング
  • 1時間
  • 24時間
  • 週間
  • 月間
  • シェア
トレンドウォッチAD
私大トップ校の次の戦略<br>早慶上理・MARCH・関関同立

受験生確保や偏差値で高い水準を誇る関東・関西のトップ私大13校。少子化や世界との競争といった課題に立ち向かうための「次の一手」とは。大きく揺れる受験動向や、偏差値や志願倍率と比べて就職のパフォーマンスが高い大学・学部なども検証します。

東洋経済education×ICT