複雑な日程調整も｢生成AI｣に任せれば一瞬で終えられる！｢プロンプト作成｣のコツをご紹介

●ケース1：参加者のスケジュールがバラバラな会議日程の調整

参加者（ここでは3名）がそれぞれ異なる時間帯でしか動けない状況では、メールだけで日程を詰めるのが困難です。たとえば「Aさんは月曜と水曜が午後のみOK」「Bさんは火曜・木曜が午前中OK」「Cさんは火曜と金曜が午後に空いている」などの場合、共通の空き時間を探し出すのに手間がかかります。そこで、スケジュール情報をテンプレートの「# スケジュール情報（可変部分）」にまとめて貼り付ければ、ChatGPTが一度に条件を整理し、最適な候補を示してくれます。こうしたやり方なら、メンバーの作業負担も軽減できます。

【プロンプト例：参加者のスケジュールがバラバラな会議日程の調整】

上記の結果、ChatGPTは、3名の条件を総合的にチェックしつつ「月曜はBさんはOKだがCさんは不可」「水曜午後はAさん・CさんはOKだがBさんはNG」など、各条件を順番に絞り込んでいきます。

最終的に「木曜午前はAさんはどうか……」などを比較検討し、3パターン前後の候補日時を提示してくれます。また、提案日時ごとに「この理由で選定した」「ここは調整が不要」といった解説が付与されるため、後から各メンバーに説明しやすいのも利点です。

イベント準備にも応用が可能

●ケース2：取引先と連携するイベント準備のスケジュール調整

定例会議や社内打ち合わせだけでなく、複数のタスクを並行して進めるイベント準備にも応用できます。取引先や外部業者とのミーティングや確認作業が絡むと、日付と時間だけでなく「どのタスクを先に終わらせておかなければいけないか」という依存関係が生じるため、さらに複雑になることがあります。そこで、ChatGPTに「タスクの前後関係や所要時間、連絡が必要なタイミング」などをまとめて伝えると、段取りに沿ったスケジュールを提案してもらえて便利です。

【プロンプト例：取引先と連携するイベント準備のスケジュール調整】

上記の結果、ChatGPTは「○○商事の担当が水曜と金曜午前のみ」という制約を最優先に考えながら、社内メンバーとの都合をすり合わせた案を複数提示してくれます。