エクセルの見積書を｢やめるべき｣10もの問題点 ｢今まで使ってきたから｣ではマズいことに…

作成も管理も担当者に属人化しているので、担当者の不在時にバックオフィスのスタッフに依頼して修正したり再発行、再送付してもらったりすることができません。

結局は担当者本人がすべての対応を引き受けざるを得ず、そのため対応が遅れたり、送付漏れが起こったりすると業務に支障をきたします。

同じ商品であっても、顧客ごとに値入率や掛け率が違うことはよくあります。エクセルで見積書を個人管理させると、その数字や条件が徹底できずミスが生じやすくなります。また、同じ顧客の別拠点や別部署にバラバラの条件の見積書を提出するようなことも起こり、顧客クレームを引き起こすことも少なくありません。

バラバラに管理されると、見積管理番号を付与できなくなるので、後々の管理が煩雑となり余計な手間がかかります。見積書は、作成して客先に提出して終わりではありません。受注時のチェックや条件確認などに必要となるため、営業部だけでなく経理部門など他部署にも影響を与えます。

そのため、本来は見積書が発行された時点で管理番号などのコードが割り振られ、組織的に管理しやすいように整理されるべきですが、個人がエクセルで作成した場合には通し番号がつけられません。

「働き方改革」も進まない

移動時間を有効活用するために、外出中でも見積書の作成や発行、客先送付が必要なことがあります。エクセルでの作成管理では上司の承認印など押印ができず、一度、会社に戻って見積書を発行する必要があります。これではリモートワークや直行直帰も難しく、「働き方改革」も進まないでしょう。

見積書のデータは、受注処理、発注処理などにも必要です。処理時にデータ転送で連携できると入力の手間が減り、ミスが生じることもありません。エクセルでの作成管理だと、データの連携が不可能です。二度手間、三度手間が発生するか、あるいは、別途高額な連携のためのツールを導入する必要が生じてしまいます。

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見積書の作成や客先への提出は、営業プロセス管理、商談進捗管理の重要なトピックスです。見積書の内容は、営業見込み管理にも転用し、SFAなどのツールにもデータ連携すべきですが、エクセルで作っている場合は再度入力したり、コピー＆ペーストしたりする手間が発生してしまいます。ITを使いながらも作業はアナログのままというおかしな事態になりかねません。

これでもまだ、エクセルのままで見積書を発行するべきと考える人はおそくいないでしょう。

見積書のDXは一刻も早く着手すべき優先事項です。

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