人事が知らないとマズい｢採用｣より大切な仕事 採用の背景にある｢人員計画｣の策定の方法

人員計画とは、会社が必要とする人材を確保するための中長期的な視点での計画のこと。人手不足が深刻化する昨今、その重要度はますます増しています。人事部創設を検討している経営者、人事を志望する人、これから人事の職務を任される人は、まずはここから把握していきましょう。

人員計画プロセスは「定員計画→要員計画→人員計画」

人員計画の策定方法にはいろいろなアプローチがありますが、一般的には「定員計画」「要員計画」「人員計画」、そして「異動計画」「採用計画」と進めていきます。どんな計画を立てるのか、何をするのか、それぞれ順を追って見てみましょう。

まず考えるべきは人件費予算に基づく「定員計画」です。定員計画とは、経営目標の達成や業務遂行に必要な機能と、それを実行する組織・予算・人件費を決めること。まずは会社全体として「社員数はどうする？」「雇用形態はどうする？」「人件費予算はどれくらい割けるのか」などを考え、各部門別の人件費予算を割り出します。

各部門の人件費予算が決まったら、「要員計画」をつくります。要員計画とは、定員計画に基づいて組織の構成員の数を決めること。正社員だけでなく、契約社員・アルバイト・パート・業務委託など、各部門にどういう雇用形態の人を何人ずつ置くのかを考えます。ここまでは「人数」の議論です。

要員計画の後は、いよいよ「人員計画」です。定員計画や要員計画を含めた総称として「人員計画」と呼ばれることもありますが、この場合の人員計画とは、要員計画に対して実際の人材の配置を決めること。誰をどこに置くか、です。具体的な人物を想定して、メンバーの名前を入れていきます。異動希望や退職予定、育児休業の予定、契約の満了など、個別の事情も考慮することや、それらに対しての対応も必要となります。

人員計画を立てたら、欠員・余剰に対してそれぞれどのような手を打つのか、まずは社内異動で対応できるのかを検討します。それでも人が足りない場合に必要となるのが「採用計画」です。また、要員計画より実際の人員数が多ければ、「代謝計画」となります。人員削減を想定することになります。

採用計画は、要員計画と人員計画の差異を埋める施策です。人員計画を立てた結果、要員計画で決めた配置の人員が埋まらない。社内異動でも対応できない。そういう場合に、外部から採用するのか、派遣社員を採るのかなどを決めていきます。