壮絶！トヨタの｢片づけ｣はここまでやる 職場環境をカイゼンすると"成果"が変わる

問題は「いつか使う物」。使う頻度が低かったり、タイミングが曖昧だったりする物で、捨てる判断がつかない物です。例えば、週に一度位の頻度で使用する文具類。あるいは、精神面で執着があるという観点では、使う見込みはないけれど、自分の自信作の仕事の関連書類なども含まれるかもしれません。

この「いつか使う物」に対しては、「いつか」ではなく具体的な期限を設定します。かつ、極力短い期限で設定するのがコツです。例えば、「6カ月以内」にすると使う物も増えますが、「1カ月以内」であれば使う物も絞られてきます。

そして、期限内に使用しないものは、捨てます。最初から短い期間に設定するのに抵抗が大きいので、少しずつ短くしていくのもよいでしょう。また、使用頻度は低いけれど、確実に定期的に使う物については、捨てるのではなく共有するのも効果的です。例えば、監査資料。個人が人数分保管しておく必要はないですが、部署内で1つ持っていれば十分です。

そして、整理を実施する際に忘れてはならないのが、「都合の悪いものは隠す」という人の心理です。つまり、目や手が届きづらい場所に、「いらない物」が隠されている可能性が高いのです。

例えば、キャビネットの奥。冒頭のチェックリストでも問いかけましたが、皆さんのキャビネットの奥には本当に必要な物が保管されていましたか？その物の存在を忘れていた、「いらない物」だったという方が多いのではないでしょうか。

キャビネットの奥以外にも、キャビネットの最上段・最下段、倉庫の一番奥、そして、カーテンや壁などの目隠しがされた場所など。整理の効果を最大化するためにも、これらの目が届きづらい場所は必ず、整理の対象にしてください。

ステップ2：整頓

「整理」で「いらない物」がなくなった段階で、いよいよ整頓に入ります。「整頓」で行うのは、保管ルールを決めて明示すること。

まず、保管ルールを決める原則は、「使用頻度」と「動作経済」（体の動き・姿勢のムリ・ムダを最小限に抑える考え方）です。つまり、よく使う物ほど、取り出しやすい場所に保管します。オフィスでの動作経済上の一等地とは、手が届きやすい場所やよく目に付く場所など、具体的には机の上やキャビネットの手前などをさします。