溢れる仕事の優先順位､締切設定の正しい決め方 効率よく仕事を終わらせる｢6つのポイント｣

どんな仕事であっても、期限や締切を守ることは、社会人としての基本です。会社は約束した商品を期日までにお客様にお届けできなければ、会社として信頼を失い、仕事を失い、お客様を失います。期限を守ることは、信用に直結する大切なことです。

締切を必ず守るためには、「マイ締切」を設定するのがおすすめです。設定された締切が「本当の締切」だとするならば、それより余裕を持った自分の締切が「マイ締切」です。

仕事には想定外がつきものですから、「本当の締切」当日にトラブルが発生するかもしれません。急な割り込み仕事に時間を取られるかもしれません。取りかかってみたら、思いのほか時間がかかったり、やりはじめてから資料を取り寄せたり、人に確認をしてもらわなければならないことに気がつくケースもあります。

ギリギリの締切で仕事をしていると、そうした想定外に対応できません。遅くまで残業してなんとか間に合わせていると、確認がおろそかになり、ミスやトラブルにつながることもあります。心に余裕が持てず、ストレスが高い状態が慢性化してしまいます。余裕を持って、「マイ締切」で仕事をする習慣を身につけましょう。

『限られた時間で必ず仕事が終わるダンドリと予定の立て方』P.59

1日の予定は業務時間いっぱいに詰め込まず、バッファー（余裕）を持たせておきましょう。例えば、昼食休憩の前後の30分ずつや、業務終了前1時間は、スケジュールやタスクを入れないようにします。問い合わせ対応や報告、連絡、相談などで思いのほか時間が取られて、予定通りに進まないことはよくあります。業務時間いっぱいに予定を組んでしまうと、そうした事態に対応できず、残業したり締切に間に合わなかったりします。予定通りに仕事がはかどり、バッファーを使う必要がなければ、翌日に予定していたタスクを前倒しで進めることができ、余裕が持てることになります。

1日の最後は、その日のタスクリストがすべて完了しているかをタスク管理ツールを使って確認します。その日終えられなかったタスクで、翌日以降に回せるものは、期限を設定し直します。さらに翌日のタスクの洗い出し、確認をして1日を終えます。

1週間についても同様、週の最後の時間は1週間の進捗を確認する時間に充てます。翌週の予定や空き時間を見て、翌週内に終えなければいけない業務、再来週に回しても支障がない業務を明確にします。

『限られた時間で必ず仕事が終わるダンドリと予定の立て方』P.61