溢れる仕事の優先順位､締切設定の正しい決め方 効率よく仕事を終わらせる｢6つのポイント｣

せっかくタスクを洗い出して今日やろうと決めていても、他のことをやっているうちに時間がなくなり、明日に、明後日にとズルズルとそのタスクが後ろ倒しになっていくことがあります。これはタスクを処理する時間をスケジュールに組み込んでいないためです。

私たちは「○時、○○様訪問」のように人と約束した予定は、スケジュールに入れて、その時間になれば確実に実行します。そこでタスクも同様に、「○時、○○のタスク実行」と決めて見積っている作業時間をスケジュールに組み込んでいくのです。まとまった時間が必要なタスクは、あらかじめスケジュールを確保しておかないと、日々割り込んでくるタスクや着手しやすいタスクが優先されて、後回しになりがちです。

また、スケジュールに組み込んでおくことで、1日、1週間、1カ月の単位で、自分の業務状況を把握することができます。なんとなく忙しいような気がしていても、タスクをスケジュールに組み込んでみたら、意外に空き時間が取れることもあります。反対に組み込んでみたらまったく時間が足りなくて、タスクの調整をする必要が出てくることもあります。この判断をするためにも、タスクもスケジュールに組み込むことが大切です。

『限られた時間で必ず仕事が終わるダンドリと予定の立て方』P.55

1日の仕事をダンドリよく進めていくためには、1日の最後に、翌日のタスクの洗い出しを済ませておきます。翌日にどれくらいのタスクを完了させる必要があるのかを把握しておくためです。

割り込みや変更があまりない仕事であれば、前日のうちにタスクをスケジュールに組み込んでおきましょう。1日の時間の使い方やタスクを処理する時間を決めてしまえば、翌朝一番から、すぐにタスク処理を進めることができます。

朝一番のメールで、当日の業務の依頼が入り、それによって1日の時間の使い方が変わるタイプの仕事もあります。その場合は、朝一番にメールチェックをして、処理すべきタスクを把握します。そして、締切や時間のかかるものなどの優先順位を決めて、当日のスケジュールにタスクを入れていきます。それができたらそれ以外の時間に、もともと予定していたタスクを組み込んで、1日の予定を立てます。なりゆきで進めるのではなく、1日の時間割を組んで仕事に取りかかることが大切です。

『限られた時間で必ず仕事が終わるダンドリと予定の立て方』P.57