溢れる仕事の優先順位､締切設定の正しい決め方効率よく仕事を終わらせる｢6つのポイント｣

井出元子 : 人材育成コンサルタント

2023/04/26 4:50

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（写真：pangaea／PIXTA）

雑多な業務に忙殺されてあっという間に1日が終わる。頑張っているはずなのに、仕事が終わらずにどうしても残業になってしまう。タスク漏れやうっかりミスが多い……。そんな場合は「ダンドリ力」を身につけることで状況を改善できるかもしれません。本稿は『限られた時間で必ず仕事が終わるダンドリと予定の立て方』から一部抜粋・再構成し、効率よく仕事を終わらせる「6つのポイント」をピックアップして解説します。

効率よく仕事を終わらせるための「6つのポイント」

日々、仕事に振り回され、仕事に追い立てられていませんか？これは、仕事の主導権が握れていない状態です。以前の私がまさにそうでした。ですが、ダンドリ力を身につけ、実践することで、業務の効率化・スピード化が図れるうえ、ヌケ・モレ・ミスを減らすことができます。

さらに、最低限の与えられた業務だけでなく、自分の成長につながる新しい仕事に携わったり、自分磨きに時間を使うことができるでしょう。今回は、そんなダンドリ力を身につけ、効率よく仕事を終わらせるための「6つのポイント」についてお伝えしましょう。

➀終える時間を決めて逆算する

時間内に仕事が終わらない人は、まず今日の仕事を終える退社時間を決めて、手帳に線を引いてください。スケジューラーを使っているなら、仕事を終える時間以降をブロックしましょう。これで今日の締切が決まりました。この締切から逆算して予定を組むのです。

時間管理の第一歩は、終わりの時間を決めることです。仕事のあと、友人と会う約束をしていれば、その時間に合わせて仕事を終えて退社しますよね。残業すればいいと思うと、会社にいられる時間いっぱいまで使って仕事をしてしまいます。しかし、終わり時間が決まっていることで、その時間内に終えることを意識して仕事をします。今日の仕事を終える時間を決め、さらにひとつひとつのタスクを終える時間を決めて取りかかることで、集中して時間内に仕事を終えることができるのです。

多忙な人は、1日のスケジュールがぎっしり詰まっているため、それぞれのタスクにかけられる時間は限られています。時間内にタスクを終えなければ、仕事はたまる一方なので、限られた時間内で仕事を終える習慣が身についているのです。いつまでもそのタスクに時間をかけているのは、かけられる時間があるともいえるのです。