いつも忙しく時間のない上司には、短時間で的確に用件を伝え、必要な指示や判断を引き出すことが求められます。そのためには、まず相手に、「話を聞く」という決断をしてもらうことが肝心です。
「〇〇についてご指示いただきたいことがあるのですが、2分ほどお時間をいただけますか」「〇〇について報告したいのですが、お話しできるタイミングはありますか」などと声をかけ、上司の了解を取ります。相手は「わかりました」「今いいですよ」という了解の言葉を発することで、これから話を聞くというスイッチが入ります。
このときのポイントは、話したい内容をひと言で伝えること。それは、話す内容のタイトルのようなものです。忙しく時間のない上司は、このタイトルを聞いて、今すぐ聞くべきか、あとに回してもよいかを判断しています。
緊急性が高いなら、「そろそろ会場を予約しなければならない時期ですので、イベントについて確認したいのですが」「ご決定いただく日が迫っておりますので」など、「今」時間がほしい理由を伝えます。
「上司が忙しくて、全然話を聞いてもらえず、必要な指示がもらえない」という若手社員の悩みを聞きます。話を聞いてもらうには、こちらからどのように話を持っていくかがとても重要なのです。
最初に言うべきことは、「結論」です。上司にしてほしいことがあるなら、それをズバリ最初に言います。理由や経緯を説明するのは、そのあとです。
メールでも、対面の会話でも同様ですが、受け手が一番知りたいことは、「自分は何を求められているのか」「何をしなければならないのか」です。それが最初にわかると、内容を理解しやすくなります。反対に最後まで聞かないと自分に求められていることがわからない話は、どんなスタンスで受け取ったらよいかがわからず、理解しにくくなります。
話す側は、理由や経緯を順番にすべて話したくなるものです。でもそれはあとにして、まず「結論」を端的に話します。そうすることで、コミュニケーションがうまくとれるようになります。
これら6つのポイントを踏まえれば、仕事は劇的にスムーズに進むでしょう。ぜひ参考になさってください。
