逃げ出したい｢ムダ会議｣を効率的に減らす裏技 皆うんざり｢決められない｣｢長い｣｢退屈｣を回避

TCSの経験によれば、データに基づいて会議を行うことが非常に重要だ。「進捗状況を知るために、最新の情報を参照できるようにしています。ある業務が誰に割り振られていて、主たる目標の達成状況がどうなっているか、そしてプロジェクトがスケジュールどおりに進んでいるかを確認します。未処理の業務とその進捗を把握し、うまくいっていない点を詳しく調べて、問題の原因を分析することもできます」

対面による連携の効果を最大限高めるのと並行して、バーチャルな連携の効果も最大限高めるよう努めるべきだ。今後、そのチャンスは大きく拡大するだろう。

メンバーとテクノロジーの使い方がカギ

2020年2月には、ビデオ会議システム「グーグルミート」のアプリの利用が急増し、サーバーの容量を超過しかねない状況に陥った。この年の1月から3月の間に1日当たりの最大利用件数は、30倍に増加した。

その後の1年間に同サービスで行われたバーチャル会議は合計60億回を突破。2020年夏のピーク時には、人々が1日にこのサービスを利用する時間が合計75億分に達した。

ビデオ会議システムの「エチケットが自然発生的に広がっていった」と、グーグルのコミュニケーションプロダクト担当シニアディレクター、サナズ・アハリは述べている。特に出席者が「発言したい」という意思表示をするための「挙手機能」をめぐるエチケットが確立されたという。