「相手の心に響く」メールの書き方・送り方の基本 宛先に多くのアドレスを入れていないか?

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・結論から書く

ビジネスメールは、結論から書くようにしましょう。例えば、次のようになります。

OK例:
先月の売上が下がった原因は、△△△△△です。
その原因の詳細は、□□□□□です。

このように結論ファーストで書きます。ビジネスメールを小説のようにプロローグ(背景)から書いて、クライマックスの結論が最後にあると、読み手はストレスを感じてしまいます。

・箇条書きで書く

次のような文章形式のメールも、簡潔さという点ではいまひとつです。OK例のように書き換えると、わかりやすくなります。

NG例:
次回の会議は、7月10日の15-16時で開催します。場所は、会議室101を予約していますのでご参集ください。なお議題は、「売上向上施策」です。

OK例:
次回の会議は以下となります。ご参集ください。
  ・7月10日 15-16時
  ・会議室101
  ・議題:売上向上施策

ほかにも「課題は次の3点です」などと冒頭で示し、箇条書きを入れて説明すると、読みやすく、テンポもよくなります。

ていねいな文面はメールでは不要

・依頼内容を明確に書く

依頼内容がわかりにくいメールもNGです。本人はていねいな文面になるように配慮しているつもりでも、結果、伝わらなければ意味がありません。また、どんなに心苦しくとも「いつまでに」対応してほしいのかは、依頼内容とセットで記載しましょう。

NG例:
岡田さん、月末のプロジェクト報告に向けて資料をつくっているのですが、品質状況についての分析パートをお願いできないかな、と思います。
大変お忙しい状況と存じますが、月末に向けて時間がないなか、サポートをしていただけると幸甚です。よろしくお願いします。

OK例:
岡田さん、月末のプロジェクト報告の品質パートについて、お忙しいところすみませんが、資料作成をお願いいたします。
 ・品質分析結果を3ページ程度
 ・期限:5/25
対応できない場合は、5/15までにご連絡ください。よろしくお願いします。

・スクロールなしで読める分量に抑える

何よりも避けたいのが「長文」メールです。開いたメールが長文だった瞬間に、ほとんどの人は「時間かかりそうだから後で読もう」と、メールを閉じてしまいます。その瞬間から情報の鮮度が落ちていきます。

つまり、長文メールは読み手に負荷をかけてしまうのです。そして結局、最後まで読まれない、という可能性まであります。これでは、せっかく書いても意味のないメールとなってしまいます。

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