｢相手の心に響く｣メールの書き方･送り方の基本 宛先に多くのアドレスを入れていないか？

それを避けるための私の基準は、1画面にメール本文が収まり、スクロールバーが出ないことです。書いている途中でスクロールバーが出てきたら、文章をスリムにして、スクロールバーが出ない分量に減らします。

これはチャットでも同じです。チャットは手軽さがメリットなのに、1回のポストで10行も20行も書く人がいます。これも、タイムリーに読まれない可能性が高いチャットとなります。

同書より

・実務担当者を筆頭にする

最後は、メール本文の冒頭の宛名の書き方です。特に気をつけなければいけないのが連名のときです。例えば、3人にメールを送って、

田中さん、青木さん、岡田さん
○○○○の件、状況を確認して報告してください。

と書くとき、多くの場合は、名前を役職順、年次順で書くのではないでしょうか。しかし、これはやめたほうがいいでしょう。なぜなら、読み手は最初に名前が挙がっている人が主たる対応者と理解するからです。

つまり、本来は青木さんが実務担当として対応すべき内容なのに、青木さんは田中さんから指示があるまで動かないでいい、と解釈してアクションを起こさないことがあるのです。

一方、田中さんは自分ではなく実務担当の青木さんが対応するべきメールだと判断して、やはりアクションを起こしません。結果、誰もアクションをしないメールとなってしまうのです。

アクションを起こして欲しい人が先

連名で宛名を書くときは、役職は関係なく、そのメールで具体的にアクションを起こしてほしい人の名前を筆頭に書くか、もしくは、ToとCCに分けて、依頼先を明確にしましょう。

同書より