「相手の心に響く」メールの書き方・送り方の基本 宛先に多くのアドレスを入れていないか?

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次に、相手から届いたメールに対するリアクション(返信)についても注意点があります。

メールの返信期限は、24時間をひと区切りと考えましょう。メールを送った相手は、あなたからの返信を待っています。その待ち時間が長くなればなるほどストレスとなり、そのデッドラインが24時間なのです。日本ビジネスメール協会の調査(2021年)によると、45%の人が「24時間以内に返信がないと遅い」と感じています。

同書より

24時間以内に返信しようといわれても、「依頼された資料が完成しないと返信できない」と思うかもしれません。

まずは簡単な返信だけでもOK

完璧な返信を24時間以内にする必要はありません。「了解しました。今週中に調査して返信します」「今週は対応できませんが、来週末までに資料をつくっておきます」といった返信でOKなのです。

重要なことは、
・メールを読んだということを伝える
・そして、対応するかしないかなどの意思表示をする

ことです。

このような返信もないと、メールを出したほうは、「読んでくれたのかなぁ?」などと、あなたに送ったメールが未処理事項として頭に残り続けます。こうなると、単に返信できていないだけでなく、相手の時間(思考)を奪ってしまっていることになるのです。

返信が遅いことが続くと、あなたは「メールの返信が遅い人」というイメージを持たれてしまいます。これは、あなたの今後のキャリア形成において致命的です。

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ビジネスにおけるコミュニケーションツールは、現状ではメールやチャットがほとんどなので、メールが遅い人は仕事も遅い人、と判断されます。たまたま立て込んで仕事が遅れただけでも、メールが遅いから仕事も遅い、と決めつけられてしまうのです。

仕事がデキる人たち、優秀な人たちはみな、メール返信の24時間ルールを徹底しています。あなたもぜひ、若いうちにこれを習慣づけておくようにしましょう。

ただし、24時間は営業日カウントでOKです。金曜日の15時に来たメールは、月曜日の15時を24時間後として対応しましょう。

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