｢ムダに増えたオンライン会議｣の生産性が低い訳 会議の中身をチェックする際に必要な3つの質問

企業の方から「うちはムダ会議が多くて……」という声を聞きますが、いったい「ムダ会議」とは何でしょうか。ムダだと感じる会議には3つの特徴があります。

• ①アウトプットのゴールイメージがハッキリしない
• ②自分が何を期待されているのかが曖昧
• ③ディスカッションを建設的に推進する人がいない

この①～③を要約すると、クリエイティブではない会議＝ムダ会議と言えます。

①は、例えば「営業報告会議」のように単なる数字報告になっている会議や、「定例会議」のように形骸化している会議です。

②は、「テーマに関係しそうだから出てほしい」や「会議に出てもらえると助かる」と言われて出たものの、出席者に発言の機会がなく、自分にとって何が重要なのかわからないといった会議。こうしたことがあると、「いまの会議は出る意味がなかった」と後悔の念が生まれます。

③は、いろいろな人が発言するけれど意見がまとまらない、決めるべきことが時間内に決まらない会議です。そうなると人はストレスを感じ、「また同じような会議が次も行われるのか……」と落胆します。

ムダ会議から脱却するためには

これらのムダ会議では、使った時間に見合うアウトプットがないと生産性が上がりません。また、従業員にとっても、自分の能力を発揮できる場面がないとやる気が出ません。

ムダ会議が増えていくと、企業の事業成長を阻害する要因を生み出し、事業と人の成長を止めて将来厳しい経営状況を招くことになりかねません。

では、ムダ会議を増やすことなく、クリエイティブな会議を実施するにはどうすればいいのでしょうか？ それは「会議を顧客創造のためのツールとして使うこと」に尽きます。

やり方はとても簡単。

• ①「この会議の顧客は誰か？」
• ②「この会議で生み出す価値は何か？」
• ③「そのためにアウトプットすべきものは何か？」

の3点を問うだけで十分です。