こちらから発信した後は「送ったからもう大丈夫」「相手に伝わった」と思い込んでしまう傾向があります。メールは届いていても、たくさんの案件に紛れ、開封されない危険性もあるのです。重要な案件は、重要度高の設定をつけて送付するか、開封確認を付けることである程度防止はできますが、相手によっては開封確認を付けるのを、はばかられることもあるでしょう。
どんなときも、メールでの報告や連絡は、送った相手からの返信が来て初めて完了になります。
開いたとしてもきちんと内容を読んでくれているかも重要になります。内容も含め、一方通行ではなく、往復して初めて意思疎通ができたと認識しましょう。
そして返信を急ぐ場合は、単に「早めにご返信ください」ではなく、日時を具体的に記載し促すことも必要です。
ここからは、好印象を持ってもらうメールの書き方について、お伝えしたいと思います。まずは、件名です。
「お世話になっております」「お疲れさまです」等の挨拶を件名につけるのはNGです。
友人に「こんにちは」の件名で送るのは問題ないですが、ビジネスの場面では、開かなくても内容がある程度わかるよう簡潔に「○○の件」「○○に関する問い合わせ」等の具体的な文言が必要になります。ここは、しっかりとおさえましょう。
相手に時間を取らせない
次に、本文ですが、基本、初めてや、久しぶりの相手を除き、時候の挨拶や長い前置きは必要ありません。
相手の名前の後は、「お世話になっております」「早速用件で失礼いたします」等の文言で十分です。相手に時間を取らせないということをいちばんに考えてください。
そして、事実をシンプルに書くこと。できるだけ結論から示すこと。
回りくどい表現や遠回しなやんわりとした表現は誤解を招きやすいので、簡潔にすることがポイントです。
そのために文章量は必然的に少なくなります。「相手にPCの画面をスクロールさせないこと」。これが何よりも重要です。長い文章は、忙しい相手ほど、最後まで読んでもらえない可能性があります。最後に伝えたいことを持っていくのは、リスクが高すぎます。
どうしても内容が多くなったり、詳細が必要な場合は、ファイルにして添付資料で送付します。
そして、行間を伝えたい場合は、電話か直接対面で、フォローしてください。メールは文字ツールなので、受け止め方によっては大きな差異が生まれてしまうことがあります。細かい内容や、ニュアンスが伝えにくい部分は、電話等でフォローすることが必要なのです。
詳しく記載したからとそれだけに頼りすぎずに、ちょっとしたひと手間を惜しまないようにすることで、相互理解が深まり、作業効率が飛躍的にアップします。
それから、直接会って話した、もしくは電話で話した後に【先ほどの確認】という内容で、要点のみの簡単な概略をメールで送付するのもスマートです。お互いに確認とリマインドができ、信頼関係を育むことにつながり、円滑な仕事に役立ちます。
メールは便利なツールですが、依存しすぎず、スマートに使いこなせれば、自然と効率も上がり仕事の評価につながります。内容は、わかりやすくシンプルに、そしてメール以外でのフォローを入れていくことにより、より一層メリットを生かしていきましょう。
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