送信で終わりじゃない「ビジネスメール」のマナー 件名に「お世話になっております」は避ける

印刷
A
A
ビジネスでの主要な連絡ツールであるメール。デメリットを軽減し、メリットを生かせるマナーを紹介します(写真:Jake Images/PIXTA)

こんにちは。生きやすい人間関係を創る「メンタルアップマネージャ®」の大野萌子です。

この連載の記事一覧はこちら

ビジネスにおいて、主要な連絡ツールの1つ“メール”。どこにいても時間を選ばずに連絡可能という点において、利便性は高く、急ぎの要件に迅速にこたえられるほか、データの送付を行えば、大量の情報のやり取りも可能になるなどメリットは多くあります。しかし一方で、依存しすぎてしまうと、トラブルを招き危険です。そこで、デメリットを軽減し、メリットを生かせるマナーについてお伝えしていきたいと思います。

24時間対応可能という側面

メールの最大のメリットは、相手の都合を選ばずに発信できるという点にあります。そういった意味では、時間を自由にコントロールできるので、ストレスがかかりにくいといえるでしょう。しかし反面、今や職場のPCだけではなく、携帯端末でもやり取りが可能ですので、24時間対応可能という側面もあり、受け手にとっては、つねに負担を強いられてしまう環境を作り出しています。

とくにコロナ禍で、在宅ワークになっている方にとっては、いったいいつまでが就業時間なのか線引きが難しくなり、切り替えができないといった悩みも多く寄せられます。そして、何が何でも返信しないといけないという思いで、追い詰められるとメールの内容にも影響が出てくるかと思います。ビジネスの業態にもよりますが、対応時間帯の線引きが自分の中でも必要です。土日は返信しないとか、夜〇時以降は翌日の対応にするなど、ゆとりを持つことが大切です。可能なら、前もってアナウンスしておけば気持ちもさらに楽になるでしょう。

また、忙しくて、きちんと対応できないときも、まずは「受信しました」という内容の連絡をして、追っていつごろまでに再連絡をすることを伝えておくことで、「待たされ感」を相手に与えずに済みます。急いで飛ばし読みをして不正確な返信をしてしまうよりも、この方法が好印象です。早い対応は信頼にもつながりますから、こうしたアクションを取ることで、放置してしまうことを避けられます。

つぎに、メールでやり取りの履歴が残るというのは、「言った言わない」を避け、正確な情報を共有するためには、有効です。

ただ、大きなデメリットも存在します。メールは送付したら完了ではないのです。

次ページ「送ったからもう大丈夫」ではない
ライフの人気記事
トピックボードAD
関連記事
トレンドライブラリーAD
連載一覧
連載一覧はこちら
人気の動画
長期強制入院、病院への強制移送、身体拘束、薬漬け…『ルポ・収容所列島: ニッポンの精神医療を問う』驚愕のリアルを著者に聞く(第3回)
長期強制入院、病院への強制移送、身体拘束、薬漬け…『ルポ・収容所列島: ニッポンの精神医療を問う』驚愕のリアルを著者に聞く(第3回)
「研究職600人雇い止め」理化学研究所に走る衝撃
「研究職600人雇い止め」理化学研究所に走る衝撃
日野自動車「データ改ざん」による重すぎる代償
日野自動車「データ改ざん」による重すぎる代償
マンションで急増「宅配ロッカー」が突く新課題
マンションで急増「宅配ロッカー」が突く新課題
アクセスランキング
  • 1時間
  • 24時間
  • 週間
  • 月間
  • シェア
会員記事アクセスランキング
  • 1時間
  • 24時間
  • 週間
  • 月間
トレンドウォッチAD
  • 新刊
  • ランキング
東洋経済education×ICT