仕事が進まない！｢電話とメール｣即対応は不要だ 電話はオワコン？時間泥棒からいかに逃げるか

携帯電話にかかってきた電話はどうしたらいいのでしょうか。固定電話と同じです。基本的には出ません。用件があれば留守番電話に入っていますから、時間のあるときに対応します。どうしても緊急のときは、相手のほうがなんとかするものですし、チャットですます場合もあります。

それでもなりふりかまわずかけてくるセールスの電話などは着信拒否します。そうやって「電話に出ない人」というイメージを固定化するのです。そうすれば、よほどのことがない限り、電話は鳴りません。

緊急の連絡だったらどうする？

「緊急対応を要する電話だったらどうするのか」というご意見もあるかと思います。でも、そもそもすべての電話に出ることは可能でしょうか? 接客中、移動中、会議中、打ち合わせ中など、勤務中であってもどうしても電話に出られないことはあるはずです。

そのときは、留守番に用件を入れてもらって、後で折り返し電話をするしかありません。これで問題が発生することはほとんどないと思います。あとは、折り返し電話をするまでの許容時間の問題です。

午前のものは午前中に、午後のものは17時までに折り返しすることが必要と考えるなら、1日に2回、時間を決めて留守番電話を確認して、折り返しかければ十分です。1時間以内に折り返しが必要なら（こういう人はめったにいないと思いますが）1時間に一度留守番電話を確認して対応すればいいでしょう。

また、緊急電話をかけてくる相手は、たいてい決まっています。例えば、直属の上司や、大事な取引先、家族です。そういう人とは緊急時の連絡手段をあらかじめ共有しておくといいでしょう。それで連絡がきた場合は、よほどの緊急だとして出ればいいと思います。

もちろん、大事なプロジェクトの契約日や、大規模なイベントの日、子どもが熱を出しているときなど、1分1秒を争う対応が必要な電話がかかってくる可能性が高いことがあらかじめわかっているときは、この限りではありません。臨戦態勢で携帯電話に対応できるように臨みましょう。

いずれにしろ大事なことは、いつ何時かかってくるかわからない電話に、かかってくるたびにいちいち対応することを避けることです。いったん留守番電話に残してもらい、こちらのペースで折り返ししましょう。これが、時間泥棒から、自分のペースを守る方法です。