山田さんは、フォトスタジオやデザイン会社とスケジュール変更の調整を行い、山田さんが関わる作業すべてのスケジュールを見直さなければなりません。こうした対応が遅れると、社外の組織であるフォトスタジオやデザイン会社に迷惑をかけることになりかねません。また、山田さんが打ち合わせや買い出しなどで外出するスケジュールも変わるため、家族や親戚に、子どもの面倒をみてもらう予定の調整も必要となります。
職場で仕事をしている場合、開発の遅れなどの情報は山田さんにすぐに伝わりますが、テレワークをしている場合には、意識しておかないと忘れたまま放置してしまうケースがしばしば発生します。「後で伝えよう！」は伝え忘れにもつながります。
スケジュールの共有だけは密に
プロジェクトワークは、たくさんの現場の人たちの作業の積み重ねで成り立つわけですから、
スケジュールの変更が適切に伝達されなければ、全体の進行に影響を及ぼしてしまいます。スケジュールの共有は、テレワークやフリーで働く場合の基礎となります。スケジュールの具体的な共有方法については、皆さんのやりやすい方法で行ってください。
その方法の例を次に挙げます。
・スケジュール管理ツールを使う
・社内の共有フォルダーにスケジュールを保存し、テレワーカーとも共有する
当日の細かいスケジュールを、エクセルなどに入力して共有フォルダーに入れるのは大変です。当日のスケジュールはメールで関係者に一斉送信する、LINEグループで共有するなど、別のやりやすい方法を活用するのもよいでしょう。
リーダーが全員のスケジュールを紙に書いて、写真をLINEで関係者と共有するといった伝達をしているケースもあります。負担が少なくてやりやすい方法を工夫してみてください。テレワークを進めていくうえでは、スケジュールの共有だけは、より密になったほうがよいといえるでしょう。
