まじめな人ほど｢仕事が終わらない｣根本理由 シンプルな｢TODOリスト｣が働き方を変える

「TODO」は、すべてのTODOをリストアップし、その状況を書き残すためのシート。「日次スケジュール」は、各TODOを1日の中でどのようにこなしていくか明確にするためのシートです。それでは「TODO」シートから解説していきます。まずは表1の内容を確認してください。

TODOリストの項目は、少なすぎても「あれ、これなんのTODOだっけ？」というふうに混乱してしまいますし、あまりに量が多いと面倒になって続けられなくなってしまいます。シンプルTODOリストには、どのような仕事をやる場合でも最低限必要になる項目があり、かつ不要なものは排除していると自負しています。仕事を進めるための情報を網羅しつつ、気軽に使い続けられるものです。

さて、事前準備として、TODO（やること／タスク）の見える化が必要です。拙著『シンプルTODOリスト仕事術』では、ロジックツリーとコスト／コントリビューションマトリックスという方法を使って一気にTODOを効率よく明確化することをすすめています。

方法自体はどんなものでも構いませんが、「TODOの洗い出し」→「TODOの優先順位付け」を意識して、細かく漏れのないようにすることが大切です。

TODOを適切にこなすためにはどうすればよいか

そこで洗い出したTODOを表1のようにTODOシートに書いていきます。洗い出したTODOをこなしていけば、仕事で抜け漏れが出ることは基本的になくなります。

もちろん、途中で「あ、これも必要だった！」とか「進めていくにつれて想定していない状況になり、新しいTODOが増えた！」ということはあります。そうなったら、そのときにTODOシートに追加してしまえばいいのです。

しかし、これで終わりだと「普通のTODOリスト」の枠から抜け出すことができません。いくらTODOをリストアップしていっても、それを適切にこなしていかなければ仕事は進んでいきません。

では、どうすれば日々の仕事の中で、TODOを適切に処理していくことができるのでしょうか。この課題を解決できるのが、次に説明する「日次スケジュールシート」になります。

日次スケジュールシートの何が便利なのか（表2参照）。それは、毎朝わずか数分の手間で1日のスケジュールを作成することができ、しかもそれがすべて事前に洗い出したTODOに紐付いていることです。