早めに間違いに気づけばすぐに軌道修正ができます。「何もやっていなかった！」という最悪の場合でも、手が打てるタイミングに設定します。期限ギリギリになって気づいたら、大きな手戻りとなってしまいます。
「席に戻ったら来て」とメールする
みんなそれぞれ、自分のスケジュールで仕事をしているので、誰かに仕事を任せようとその人の席に行ったが離席していた、ということはよくあります。仕方がないので、その人が戻ってくるタイミングを見計らって、もう一度席に行きます。そうしたら 13時戻りのはずが、また席にいなかった。「なんだよ、またいないのか。時間を空けてまた来よう」……。
こんな経験は、誰でもしたことがあるのではないでしょうか。席を2～3往復しているうちに、「もう自分でやったほうが早い」と自分で仕事を抱え込んだり、もう一度声をかけに行くことを忘れてしまい、その用件自体を忘れてしまったりすることはよくあります。
「13時になったらもう一度席に行こう」と気にしていることも時間のロスですし、もう一度行ったのにいなかった、という場合はダブルで時間のロスです。
そんなとき、私は「席に戻ったら来てください」というタイトルだけのメールを送ります。そうすると、その人が席に戻ってそのメールを見たら、すぐに私のところに来ます。
私の頭の中で「あとでもう一度行かないと」として覚えておかなくてすみますし、相手も自分が来られるタイミングで来るので、お互いに時間のロスはありません。席に来てもらう必要がないときは、「内線×××番に電話ください」でもいいでしょう。この場合は内線番号まで具体的に書いておくと、すぐ行動してもらえます。
このテクニックは立場が上の人に対してはあまり使えませんが、部下や同僚など、相手を選んで使ってみると、ムダな時間を節約できるだけでなく、スムーズに仕事を任せることができます。
あなたが追われている仕事の中に、他のメンバーに任せられる仕事はないでしょうか。一度立ち止まって、自分の仕事の量と内容を振り返ってみることも大切です。
