調査した結果を、ちょっとした手書きのメモで報告すればいい場合もあります。逆に、調査したデータの出典まで含めて、しっかりとパワーポイントで資料を仕上げてほしい場合もあります。
最も意味がないのが、メモレベルで調査結果を報告する20点レベルでよかった仕事に、 80点の労力をかけてパワーポイントにまとめ、報告されることです。調査結果の報告を受けたときに、「こんなにきれいにまとめなくてよかったのに」と言わざるをえなかったら、残念ながら、そのメンバーはムダな時間を投下してしまったことになるのです。
大切なのは、必要最低限の点数のものを必要最小限の時間でアウトプットしてもらうことです。依頼する相手に、
・○○点レベルのものを
・いつまでに仕上げてくれ
と伝えておけば、その人がムダに時間を使ってしまうのを避けることができます。
途中でチェックポイントを設ける
ほかのメンバーに仕事を依頼していたが、1週間後に出てきたものを見たら、期待していたものとまったく違っていて、結局最初からやり直さないといけなくなった。これもよくある失敗です。
若手やその仕事に慣れていない人、スキルの低い人の場合に起こりやすいパターンです。そのようなことを未然に防ぐために、メンバーに依頼した仕事が予定どおり進んでいるか、チェックポイントを設けるようにしましょう。
チェックポイントでは、1対1で仕事の進み具合と内容を確認します。自分が依頼した内容に沿った仕事をしているか、依頼した期限までに完了できそうかを確認します。
このチェックポイントのタイミングが重要で、メンバーによって変えます。優秀で確実に仕上げてくるメンバーには、それほど必要ではありません。むしろなくてもいい場合が多いです。
逆に、若手やその仕事内容について理解が深くないメンバーに対しては、まずは初期段階にチェックして、そのときの状況によってその後のチェックポイントの頻度を決めるようにします。
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【席に行ったが離席していた】
