資料1枚でバレる「二流で終わる人」の3大特徴

会議、企画書、プレゼン…あなたは大丈夫?

では、どうすれば「一流の資料」を作れるようになるのか。心掛けるのは、以下の2つである。

スティーブ・ジョブズが認める資料を!

1.「全体の構造」を把握できる、「構造的」な資料を

私もさまざまなグローバル企業で働いてきたが、一流のコンサル上がりの上司が一様に言うのが、資料に「全体の構造」「ストーリーライン」をつくることの大切さだ。

仕事能力が高い人たちは、資料にしてもメールにしても、極力短くシンプルにし、「全体像と構造が浮き彫りになる資料」に徹底的にこだわる。

どんなに長いプレゼン資料にも、最初の1ページ目に要約があるし、その1ページの要約の中にも、最初の3行でさらなる要約があり、そしてその3行をタイトルの一言が要約しているのだ。

とくにプレゼン資料がそうだが、まず「話の全体像」を先につくり、その「アウトプット・イメージの大枠」で合意しないと、どれだけ細部を詰めたところで、あとでどんでん返しが起こり、いままでの努力が水泡に帰すことが多いのである。

2.「ステイ・シンプル」を心掛ける

一流のビジネスパーソンの中で、資料が無駄に長い人は皆無である。

仕事ができる人は、資料の構造が明確で、内容もシンプルだ。数枚の肝心なチャート(「キラー・チャート」と呼ばれる)に巧みにコンセプトを表現し、言いたいことを一瞬で伝える。

「資料を分厚くする」ことで、お客さんに「こんなに努力しましたよ」という誠意を伝えられると勘違いしている人も多いが、お客さんにいわせると「分厚いプレゼン資料は何ら魔法を起こさない(それだけで効果はない)」のである。

ムダに長い資料は、つくり手と聞き手の両方の時間を奪うだけでなく、重要な論点から注意を逸らし、世界の森林を破壊するだけだと肝に銘じてほしい。

さあ、あなたが徹夜して作成した100ページもあるわりには「話の骨格」が見えない、メタボリック症候群末期の資料は容赦なく大リストラしよう。

これから資料をつくるたびに、隣にスティーブ・ジョブズがいると思って、彼の反応を想像しながら、「1枚、ひとことで要約できる資料づくり」を心がけようではないか。

ジョブズの名言に「Stay hungry, stay foolish」というのがあるが、もうひとつ付け加えるとしたら「Stay Simple」なのである。

(イラスト:岸 潤一)

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