資料1枚でバレる「二流で終わる人」の3大特徴 会議、企画書、プレゼン…あなたは大丈夫?

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では、どうすれば「一流の資料」を作れるようになるのか。心掛けるのは、以下の2つである。

スティーブ・ジョブズが認める資料を!

1.「全体の構造」を把握できる、「構造的」な資料を

私もさまざまなグローバル企業で働いてきたが、一流のコンサル上がりの上司が一様に言うのが、資料に「全体の構造」「ストーリーライン」をつくることの大切さだ。

仕事能力が高い人たちは、資料にしてもメールにしても、極力短くシンプルにし、「全体像と構造が浮き彫りになる資料」に徹底的にこだわる。

どんなに長いプレゼン資料にも、最初の1ページ目に要約があるし、その1ページの要約の中にも、最初の3行でさらなる要約があり、そしてその3行をタイトルの一言が要約しているのだ。

とくにプレゼン資料がそうだが、まず「話の全体像」を先につくり、その「アウトプット・イメージの大枠」で合意しないと、どれだけ細部を詰めたところで、あとでどんでん返しが起こり、いままでの努力が水泡に帰すことが多いのである。

2.「ステイ・シンプル」を心掛ける

一流のビジネスパーソンの中で、資料が無駄に長い人は皆無である。

仕事ができる人は、資料の構造が明確で、内容もシンプルだ。数枚の肝心なチャート(「キラー・チャート」と呼ばれる)に巧みにコンセプトを表現し、言いたいことを一瞬で伝える。

「資料を分厚くする」ことで、お客さんに「こんなに努力しましたよ」という誠意を伝えられると勘違いしている人も多いが、お客さんにいわせると「分厚いプレゼン資料は何ら魔法を起こさない(それだけで効果はない)」のである。

ムダに長い資料は、つくり手と聞き手の両方の時間を奪うだけでなく、重要な論点から注意を逸らし、世界の森林を破壊するだけだと肝に銘じてほしい。

さあ、あなたが徹夜して作成した100ページもあるわりには「話の骨格」が見えない、メタボリック症候群末期の資料は容赦なく大リストラしよう。

これから資料をつくるたびに、隣にスティーブ・ジョブズがいると思って、彼の反応を想像しながら、「1枚、ひとことで要約できる資料づくり」を心がけようではないか。

ジョブズの名言に「Stay hungry, stay foolish」というのがあるが、もうひとつ付け加えるとしたら「Stay Simple」なのである。

(イラスト:岸 潤一)

ムーギー・キム 『最強の働き方』『一流の育て方』著者

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Moogwi Kim

慶應義塾大学総合政策学部卒業。INSEADにてMBA取得。大学卒業後、外資系金融機関の投資銀行部門にて、日本企業の上場および資金調達に従事。その後、大手コンサルティングファームにて企業の戦略立案を担当し、多くの国際的なコンサルティングプロジェクトに参画。2005年より外資系資産運用会社にてバイサイドアナリストとして株式調査業務を担当した後、香港に移住してプライベート・エクイティ・ファンドへの投資業務に転身。英語・中国語・韓国語・日本語を操る。著書に『世界中のエリートの働き方を1冊にまとめてみた』と『一流の育て方』(母親であるミセス・パンプキンとの共著)など。『最強の働き方』の感想は著者公式サイトまで。

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