｢メモ｣でバレる！凡人と一流の致命的な差 会議､営業､打ち合せ…あなたは大丈夫？

では、どうすれば「凄すぎるメモ」をとれるのか。まず意識するのは、「漏れのなさ」である。

会議に参加するときは、衆議院本会議の速記者も震え上がるくらい、猛スピードで会議のすべてをメモに残そう。あるいは、「オリンパスの最新製品もビックリな高性能音声レコーダー」と「その音声データを文字起こしする最新のソフトウェア」になったつもりで、すべての情報を紙上に再現しようではないか。

もちろん、次に書くような「一流のメモ」をとるのが理想だ。しかし、その前にそもそも重要なポイントが抜けていない「漏れのなさ」がメモの基本で、そこに「仕事能力の万事」があらわれるのである。

一流のメモは「常にピラミッド構造」

もうひとつ、どんな企業でもさっさと出世していく一流の人材に共通するのは、メモをとるとき、たんに書き殴るのではなく、整然とした論理構造でメモを仕上げていくことだ。「この人のメモ、すっごいスピードで書いていたのに、完璧なピラミッド構造やな……」と感心することが非常に多い。

たとえばコンサルタントは論理的に説明するのが仕事なので、基本的には論理的に整理する習慣がついている人が多い。その中でも特別論理思考に長けている人は、それはそれはすごいスピードで情報を整理していく。

私が感心することの多いベイン・アンド・カンパニーのとあるコンサルタントは、どんなミーティングでも、「そんなに私、メモをとりまくらなければならないほど、ありがたい話をしていたかしら？」と思うほど、熱心にメモをとる。

そのメモの中をちら見すると、方向性の定まらない、行ったり来たりしている私の話を、ものの見事に構造化しながら、「完璧なピラミッド構造」で情報を再編してメモに落とし込んでいるのだ。

私がダラダラとわけのわからない話をしていても、それを聞きながら情報をマトリクス形式で整理していく。私が時に自分自身でもよくわかっていないが言おうとしていることの本質を把握し、情報をすぐ引き出せるように「ピラミッド構造」にきれいに整理してしまうのだ。

一流のメモは、それをワードに起こすだけでそのままミーティングメモとして通用するし、そのピラミッド構造に整理されたメモを部下に渡すだけで、立派なパワーポイントスライドに変換することも可能である。

結果的にミーティングの時間が無駄にならず、ミーティングが終わるころには話の要点とネクスト・ステップがまとめられていて、見事なミーティングメモが出来上がっている。