要注意!「即断即決」をできない人の口ぐせ

「もうちょっと考えさせて」は本当にムダ

●口ぐせ④ 「持ち帰って確認します」

ミーティングに出ると、自分の担当ではない分野の話になることがあります。その場では回答できないため「持ち帰って担当メンバーに確認します」という対応になるでしょう。自分がわからないことは、その場で回答せずに持ち帰ること自体は正しいです。間違った回答をしてしまってはダメですからね。

ですが、持ち帰って確認すると、ミーティングの後に「確認」と「報告」という2つの時間が必要となります。このようなときは「持ち帰り」をせず、ミーティング中にメールを送ることで時間短縮をします。

ミーティング中にメンバーにメールを送っておくことで、数十分速く動くことができ、場合によっては、ミーティング中に確認した結果がメールで返ってきます。そうするとミーティング中に報告することができ、持ち帰りはなくなります。

私は極力持ち帰り仕事を少なくしたいので、本当に至急の案件の場合はメールタイトルに一言入れます 「【至急】XXの件 確認お願いします」としておけば、すぐにメールを確認してもらえる確率が上がります。

さらに、CCに、そのメンバーの周りに座っている人を入れておき、「CC各位、このメールを見たら本人に伝えてください」と書いておきます。そうすると、本人がメールに気付いていなくても周りの人が伝えてくれて、すぐに対応をしてもらえます。

私のチームでは、私がいつもこういったオペレーションをしているので、私からのメールは優先的に確認し、すぐに返信してくれます。私が中国・大連に出張に行っていたとき、大連チームとミーティングをしている1時間の間に、日本チームと3往復くらいメールのやりとりをしたこともあります。持ち帰りゼロで、その1時間の間にすべてを片付けました。ミーティングで発生したことはミーティング中に片付ける。これを習慣にしてみてください。

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