うまくいかない人は、だいたい「話が長い」 メールも話もつねに「紙1枚」に収めよう!

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もうひとつのポイントは、「メールはひとつのメッセージに絞る」こと。メールは、1通で1メッセージが基本です。いくつもの用件をひとつのメールに入れてはいけません。会議の案内なのか、仕事の依頼なのか、報告なのか、これらを混ぜたメールにはしないようにしましょう。伝わるメールの基本は、短く伝え、短く返すを意識してみてください。

資料を作成するときは、文字だけでなく、図解すると簡潔かつ正確に情報を伝えることができます。

「図解」すれば一瞬で伝わる

人は目で読んだり、耳から聞いたりした情報を頭の中でイメージ(図)に「変換」して理解します。つまり、その頭の中で図に変換するプロセスを飛ばし、図解してコミュニケーションをすることで、短時間で確実に伝えるのです。あらゆる場面で、表・グラフ・フローチャートなどを使って図解するようにしましょう。

また、図解ができるということは、物事を論理的に構造化して整理できるということです。図解するプロセスで、自分自身の理解も深まります。さらに、図解は世界共通の言語です。

私が一緒に仕事をしている中国・大連のスタッフたちは、日本語がペラペラですが、細かいニュアンスや指示が確実に伝わらないことはよくあります。図解して伝えることで、言葉が違っても理解が深まります。

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