うまくいかない人は、だいたい「話が長い」 メールも話もつねに「紙1枚」に収めよう!

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話が伝わらない人は、相手のレベルに合わせるようにすると、コミュニケーションがスムーズになり、まわりから人望を集めることができます。仕事とは、何かをアウトプットすることです。アウトプットするということは、それが誰かのインプットになるということです。

相手のレベルに合わせたアウトプットを!

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時間と労力をかけて調査した結果を膨大な資料にまとめたが、相手にはまったく通じなかった、ということはよくあります。

インプットする人が理解できないようなアウトプットでは、仕事をしたことにはなりません。そのことに費やした時間はムダな時間です。

相手に理解されるアウトプットとは、相手のレベルに合わせるということです。ここでいうレベルとは2つあります。階層と理解度です。

まずは「階層」から。相手が課長と部長とでは、必要な情報は異なります。ましてや社長が相手となればなおさらです。

もしあなたが部長だったとして、上司である社長に対しては、「3月までの売り上げ達成は計画どおりです」と言えばいいところが、部下の課長に対しては、現場レベルでの進捗の細かい懸念事項や、そのリカバリー方法の提案をする必要があるでしょう。

相手は誰なのか? それによってアウトプットする内容が変わります。

相手の「理解度」に合わせることも大切です。自社製品を売るために客先に説明に行くとき、自社の技術用語を並べ立てて説明しても、お客様はまったく理解できません。

システム障害の報告で、なぜそれが起きたのかを説明する際には、エンジニアでない人にもわかる言葉を使う必要があります。相手が理解できない言葉を使って説明しても、何も伝わりません。

 

7/9(土)に筆者のセミナーが行われます。仕事の効率化に興味のある方は、ご参加ください。

 

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