年始の仕事は｢いつ休むか｣決めること､繁忙期でもリーダーが休暇に…ドイツ人に学ぶ､がっつり休んで成果を最大化する"とっておきの仕組み"

前任者の仕事を引き継ぐにあたり、最も重要なのは、現在の進捗状況です。「今、どの段階にあるのか？」「次に何をすべきなのか？」を明文化する「簡易引き継ぎメモ」を習慣化しましょう。その際に意識すべきなのが「5W1H」です。

ポイントは、「もし明日から1週間休むとしたら、何を残しておけば仕事が進むか？」を意識することです。休む予定がなくてもこのメモを作ってみることで、自律的に情報を整理・伝達する力を養うことにつながります。

業務のサブ担当を決める「2人ペア制」

ドイツには、業務を2人で分担する「タンデム方式」という働き方があります。これを通常の業務にも導入して「2人ペア制」とするのです。主要な業務には「サブ担当者」を設定し、最低限の知識を共有しておけば、休んでも仕事が滞りません。

営業職と人事職を例にとって解説しましょう。

・メイン担当：Eさん（見積もり作成、顧客折衝）

・サブ担当：Fさん（資料作成サポート、進捗共有）

 →Eさんが休んでも、Fさんが進捗を把握しており、顧客対応が可能

・メイン担当：Gさん（給与計算、勤怠管理）

・サブ担当：Hさん（勤怠データのチェックのみ実施）

→Gさんが休んでも、最低限の処理はHさんが対応可能

ポイントは、サブ担当がメイン担当の分身とまではいかずとも、メイン担当の不在時に最低限の対応をできる状態にすることです。

このような体制は、個人の負担を軽減し、たとえば育児や介護といったライフステージの変化が生じた際にも、キャリアを継続しながら柔軟に働くことを可能にします。