若者に忘年会の幹事を任せた方がいい3つの理由 幹事で身につくビジネススキルを整理してみた

ダンドリが悪い人は、正しい優先順位を考えず、自分の好きなタスク、やりやすいプロジェクトから手を付ける。反対に、気が進まない作業を先延ばしにしてしまうのだ。

この先延ばしのクセをなくすには、どれぐらいの作業時間がかかるか推論する力を鍛えることだ。この力も、幹事を通じて身につく。

たとえば「店舗選定」というタスクは、候補店リストアップ、メニュー確認、予算との照合、予約など、複数の小タスクに分解できる。それぞれの所要時間を見積もることで、全体のスケジュールが組めるようになる。

このように推論すれば15～20分ほどで終わると分かる。「バタバタしてるから、またあとでやるか」と思わず、「20分以上かからないだろうから、サクッと終わらせよう」と考えられるはずだ。

幹事を成功に導く3つのポイント

さて実際に若手に幹事を任せる場合、次の3点をアドバイスしてはどうか。ダンドリ力をアップさせることを目的にして書いてみた。

先述したとおり、ダンドリ力を身につけるには「タスク：やるべきこと」を明確にしなければならない。

そのためにまずは全体のプロジェクトを階層化し、やるべきタスクを洗い出していく。大中小のプロジェクトと、それらを構成するタスクを具体的にイメージさせよう。そうすることで、必要なリソースも見えてくる。

忘年会の幹事を引き受けたら、メンバーを募集するタイミングや予算調整、店の選定など、複数のタスクをリスト化する。

そのうえでいつまでに何をやるべきかを決めていく。特に年末は飲食店も混み合うため、早めの準備開始が必要だ。1カ月前から動き出すようアドバイスしよう。

日程調整は、まず部長や課長など、キーパーソンの予定を押さえることから始める。彼らの予定が決まれば、他のメンバーも予定を合わせやすくなる。ただし、ここで注意すべきは、必ずしも上位者を優先すればいいわけではないということだ。

たとえば年末の忘年会であれば、お客様との付き合いで予定が詰まっている営業担当者の予定も重要になってくる。また、組織の雰囲気作りに一役買っているムードメーカー的な存在も、できれば参加してほしいところだ。誰を優先的に参加させるべきか、組織の状況を見ながら判断させよう。