メールの印象悪い人は｢自分の型｣ができてない トラブルが発生した場合どう解決すればいいか

また、メールの内容によっても影響の大きさが変わってきます。文章が途中で途切れている、不自然な空白があるなど、誰が見ても明らかに「書きかけ」だとわかる場合は、トラブルに発展する可能性は比較的小さいでしょう。

問題は、「完成したように見える」メールの場合です。表面的な体裁が整っていても、単語が1つ抜けているために、意図したこととは違ったニュアンスで受け取られてしまったり、逆の内容で伝わってしまったり……。未完成のメールから思わぬ行き違いや誤解が生まれることもあります。ミスに気づいたら、できるだけ早く訂正の連絡をしましょう。

素早く訂正のメールを送信

明らかに「書きかけ」だとわかる文面のメールを送ってしまった場合は、お詫びの言葉を添えて、“完成版”のメールを再送しましょう。

この場合、なぜ編集途中で送ってしまったのかという言い訳はしないほうがスマート。速やかに本文に目を通してもらうためにも、前書きは簡潔にまとめることが大切です。

「書きかけ」であることがわかりにくく、誤解が生まれやすいメールを送信してしまった場合は、訂正のメールに加えてフォローの電話を。用件の重要度や相手のメールスキルなど、状況に合わせて意図を正確に伝える手段を選びましょう。

相手から見れば、1つの用件に対して 2 通のメールが届くことになるわけですから、同じ件名だと「書きかけ」と「再送」を混同されてしまうこともあります。あるいは、同じメールが届いたと思われて、あとに届いたほうを削除される可能性もあります。