メールの印象悪い人は｢自分の型｣ができてない トラブルが発生した場合どう解決すればいいか

件名の前に【再送】【訂正】と書くなど、それが訂正のメールであることがハッキリとわかるように工夫して、確実に用件を伝えましょう。

「自分の型」を守ることがミスを防ぐ

人間は、いつもと違う動きをするとミスを起こすものです。メールを書く作業を中断したあとに「書きかけ」のメールを送ってしまう確率が高いのはそのためです。

『【改訂新版】ビジネスメールの書き方・送り方:ビジネスを強力にバックアップする“メール・テクニック" 』（あさ出版）。書影をクリックするとAmazonのサイトにジャンプします

基本的には、メールを書いている間はそれだけに意識を集中し、他の作業をしないように心がけましょう。やむを得ず中断するときは「下書き」に保存するなど、編集途中であることを自分自身にわからせる工夫を。

〈メール作成→いったん保存→最後まで読み返す→送信〉のように、自分なりの「メール作成の型」をつくっておくことをおすすめします。

書きかけのメールを送ってしまった場合、すぐにお詫びのメールを送りましょう。大きな問題になるかは内容によりますが、印象が悪くなることは確実です。注意散漫に見えたり、仕事が雑に見えたりするのは避けたいところ。

こういった操作ミスが何度も起こる場合は、テキストエディタでメールを作成し、完成してからその原稿を貼り付ける。もしくは、メールが完成したら送り先のメールアドレスを選ぶ（返信の場合はあえてメールアドレスを消す）などの対応も考えましょう。宛先にメールアドレスが入っていなければ、メールが届くことはありません。ミスの起こりにくい作業環境を整えること。手順の見直しも大切です。

著者フォローすると、平野 友朗さんの最新記事をメールでお知らせします。