メールの印象悪い人は｢自分の型｣ができてない トラブルが発生した場合どう解決すればいいか

メールのトラブルを解決するには（写真：Luce／ PIXTA）

作業を中断すると集中力も途切れる

時間に追われ、気持ちが焦っているときに、うっかりやってしまうのが「未完成のメールを送ってしまう」というミス。メールを書いている途中で新着メールが届いたり、電話がかかってきたり、誰かに呼ばれて席を立ったり……。何らかの事情によってメールの作成をいったん中断し、作業に戻ったあと、メールを書き終えたものだと思い込んで送信ボタンを押してしまう、というケースがあるようです。

その他には「あとで空白部分を埋めよう」「あとで要らない部分を削除しよう」と思いながら、それを忘れて送信してしまうケースも。いずれにしても、“送信ボタンを押す前に全文を読み返す”という基本ルールを守っていないことが、このミスの根本的な原因です。

一度送信ボタンを押してしまったら、送信を取り消すことはできません。どんなに慌てても、悔やんでも、メールは相手の受信トレイへ。件名と送信者名を見ただけでは、それが「書きかけ」であるとはわかりませんが、本文を読むうちに、相手は違和感を覚えるはずです。どうして文章が途切れているのだろう、どうして不自然な空白があるのだろう、と。

そして、そのメールが「書きかけ」のものであることがわかった途端、送信者に対するイメージがマイナス方向に傾きます。

日ごろから親しくしている相手なら「意外にボンヤリしているところもあるんだね」と笑って許してくれるかもしれませんが、そうでない相手には「仕事が粗い人だ」「正確さに欠ける人だ」「注意力が足りないのでは？」と思われることも。メールを送った側にとっては“単なる操作ミス”でも、相手によっては仕事の能力まで疑われてしまいます。