「8分の集中」で仕事をぐんと効率化!超簡単7秘訣 カギは「短い集中」の積み重ね!そのコツは?

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「やるべき仕事」を「短い時間」に細かく振り分けていくために、「それぞれの仕事の性質」を見極めて「棚卸し」をするのがスタートだ。

【1】「やるべき仕事」のリストを作る

まずは、自分が日々やっているデスクワークをリストアップしていく。たとえば、ジャーナリストである私の毎日の仕事は、次のようになる。

【毎日の仕事】
①情報を収集する
②書籍や資料を読む
③企画や構成案、プレゼン資料などさまざまなドキュメントを作成する
④原稿を書く
⑤請求書作成や支払い、メールチェックなどの雑務
⑥息抜き

「自分が日々、パソコンに向き合って何をしているのか」を考えてみると、案外、「余計なこと」もしていることに気づく。ツイッターのタイムラインを眺めたり、そこで拾ったユーチューブの動画を見たり。
これらはたんなる息抜きだが、無視してはいけない。「息抜き」もちゃんとリストに入れておくのだ。

カテゴリーごとに「重い」「軽い」を見極める

【2】「重いタスク」と「軽いタスク」に分ける

次に大事なポイントは、「棚卸し」した仕事をさらに「重いタスク」と「軽いタスク」に分けることだ。これを区別し、組み合わせながらこなしていくのが、仕事効率化のカギとなる。

たとえば「①情報を収集する」という仕事は、さらに次の4つに分けられる。

【①-1】記事の見出しチェックと「ポケット(あとで読むためのアプリ)」への保存
【①-2】「軽い記事」を読む
【①-3】「重い記事」を読む
【①-4】動画を視聴する

ここで、「①-3『重い記事』を読む」は「重いタスク」に、それ以外の3つは「軽いタスク」に振り分けられる。

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